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  • 办公自动化

    利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化,英文缩写OA。实现办公自动化的系统(OA系统)是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统,所以又称办公信息系统。OA系统是一种人机系统,其核心设备是电子计算机系统或OA工作站。OA系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节。

    编辑摘要

    目录

    发展简史/办公自动化 编辑

    办公自动化办公自动化系统

    “办公自动化”一词是50年代中在美国首先出现的,当时是指利用电子数据处理设备使簿记工作自动化。此后,办公自动化的发展经历了三个阶段。第一阶段,从50年代中到70年代中,采用文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等办公自动化设备实现单项业务的自动化。第二阶段,70年代中到80年代初,把分散在各办公室的电子计算机系统连接成计算机局部网络。在此阶段通常采用电子报表、电子文档、电子邮件等新技术和高功能的办公自动化设备。第三阶段,从80年代中开始,办公自动化向建立综合业务数字网的方向发展。在此阶段出现高功能的OA软件包、多功能的OA工作站和各种联机办公自动化设备,如电子白板、智能复印机、智能传真机、电子照排轻印刷设备、复合电子文件系统等。

    系统模型/办公自动化 编辑

    根据办公室的类型、活动的特点和不同的目标可建立不同的模型或模型体系。1980年纽曼把OA系统的模型分为五种:

    办公自动化办公自动化

    ①、信息流模型。它描述各办公室之间和办公室内信息传递的情况
    ②、过程模型。它描述办公室完成特定任务的执行过程和进程步骤。
    ③、数据库模型。它通过信息存取方式来描述办公室业务。
    ④、决策模型。它把办公室信息加工过程变换成结构化或半结构化过程,用特定的决策模型来作出相应的决策。
    ⑤、行为模型。它描述人的行为规律,以便协调人际关系。
    在办公自动化的初级阶段着重信息流模型、过程模型和数据库模型。在办公自动化的高级阶段则要利用决策模型和行为模型。

    系统功能/办公自动化 编辑

    办公自动化系统具备下列六项功能:
    ①、文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。
    ②、文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等,一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。
    ③、行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等,主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。
    ④、信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息,已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。
    ⑤、决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。
    ⑥、图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机,用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统,它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。

    系统组成/办公自动化 编辑

    OA系统的组成包括硬件软件两部分。硬件有通信设

    办公自动化办公自动化方案
    施(如计算机局部网络、程控交换机、电话网、用户电报网、公用数据网、综合业务数字网等),数据处理设备(超级微型计算机系统或OA工作站),终端设备(如电传打字机、交互式终端、智能终端、图像终端、传真机、书写终端、可视文字处理终端、可视用户电报终端等),办公自动化设备(如文字处理机、绘图机、激光打印机、智能复印机、电子照排轻印刷设备等),接口设备(如调制解调器、适配器、集线器等)。OA系统的硬件通过计算机局部网络连成一个整体,实现资源共享。OA系统的软件有系统软件(如操作系统、编译系统、数据库管理系统等),通信软件(如通信规约、网络协议、电子邮件、电子会议等),应用软件(如文字处理、表格处理、图形处理等工具软件以及针对OA系统专项业务而编制的软件,如人事管理财务管理、库存管理等专用软件)。OA系统的性能在一定程度上决定于软件的功能。现在已有功能齐全的OA软件包,如 IBM公司的PRROFS,DEC公司的All-in-One,王安公司的WangOffice,DG公司的CEO等。组合软件Lotas 1-2-3-4-5已把文字处理、电子数据表、图形、数据库和通信结合在一起。OA系统还常采用窗口软件。

    人机接口/办公自动化 编辑

    OA系统的人机接口包括物理接口和逻辑接口。逻辑接口是指系统操作,物理接口是指输入输出手段。多数系统都提供菜单,提示命令、功能键和求助页面。求助页面是一种问答式页面,用自然语言进行询问和回答,当用户不知道如何使用特定的服务程序时,求助页面便告知

    办公自动化办公自动化
    使用方法。多数系统还提供日历、调度、会议等服务程序,以及文件生成系统、数据库管理系统、通信设施等。办公人员与OA系统直接接触的是计算机系统或OA工作站,应具有灵活多样的系统交互方式,包括语言交互、文字交互、图形交互、键盘交互等方式,一般采用键盘和显示器。显示器以菜单排列方式引导出要处理的作业内容,办公人员通过键盘输入数据和命令。

    OBE语言是一种二维举例询问语言,它允许办公人员在二维图象目标内直接进行程序设计。它的数据目标包括字母、表格、报告和图形等。办公人员可利用鼠标器或光笔很方便地在二维显示屏幕上建立、存储和分配文件资料,处理不同的表格和图形。还可采用光电扫描仪或数字化仪直接将文件和图表输入计算机处理,用智能复印机实现远程复印,用智能传真机进行文件的存储和转发等接口技术。在电子会议上可采用电子白板,以便用遥控器遥控操作,实现全画面检索、存储和复印。用户接口的发展方向是采用OA专家系统。

    建设及管理/办公自动化 编辑


    随着经济全球化的进程不断加快,一场以信息技术为标志的

    办公自动化办公自动化解决方案
    新技术革命席卷而来,知识经济的浪潮冲击着社会的各个角落。新形势的挑战引起了中国领导人的高度重视,国家明显加快了对信息化建设和信息产业的投入,“十五” 规划明确提出了“以信息化、数字化带动传统产业的目标”,要求政府部门迅速提高信息化服务的水平,全社会正在形成对信息化管理与建设的强烈需求。

    2002年以来,中国政府明显加大了对电子政务的领导投入力度,国家信息化领导小组多次召开会议,制定方案、部署工作,相继召开大型研讨会、报告会,各地区、各行业部门的电子政务方案正在紧锣密鼓地筹划之中。可以预计,中国的电子政务和数字化、信息化的跨越式发展阶段即将来临,其焦点在于能否确保国家信息资源的安全,能否实现技术的先进性、符合中国国情的办公特点,能否给政府办公带来高效,能否给老百姓带来实惠。

    北京理正凭借多年的开发实力和和管理经验,结合先进的ntranet / Internet 技术,针对中国办公管理工作特点,基于自主开发的理正管理信息系统平台(即Leading Info_channel),研发了适用于国家各级政府办公的理正办公自动化管理系统。该系统以通用信息平台为基础,方便快捷地操作提高了办公的效率、提升了管理的水平、确保了决策的正确性。更重要的是,该系统让政府部门各个相互独立的系统,实现相互之间的信息共享、数据传递,最大限度地提高了各系统的应用价值,为国家各级政府的电子化数字化信息化提供支撑的软件平台。

    建设目标
    ◇ 保证信息资源的充分共享。
    ◇ 保证信息的及时

    办公自动化办公自动化
    获取。
    ◇ 提供人文化的操作工具。
    ◇ 为领导决策提供最大的支持。
    ◇ 用电子流程再现人工流程,实现无纸办公、文档管理一体化。
    ◇ 极大地提高团队工作人员的工作效率。
    ◇ 规范单位的管理体制。
    ◇ 节约单位办公成本。
    ◇ 保障政府信息资源的安全。

    总体框架
    无论是企业信息管理还是政府信息管理,信息化建设首先需要规划,规划的重点是决定信息系统架构,而Leading Info_Channel系统提出了一个完美先进的信息管理平台。

    性能优势
    1、灵活的工作流程管理
    ◇ 提供工作流定制模板,可以自由灵活的定制工作流程。使用单位可以根据自身需要方便地定义各种工作流程和各种文件传输流程。
    办公自动化办公自动化

    ◇ 提供表单模板,不同行业不同单位可以根据具体的需要定义表单模板。
    ◇ 强大的流程跟踪,通过流程跟踪随时了解文件的位置、流转过程中的各项信息,并通过催办督办功能有效的控制文件的流转和工作的进度。
    2、完善的文档、文件管理
    ◇ 先进的文档、文件管理功能,实现了多版本文档的随时调用和有序管理。
    ◇ 完善的文档修订痕迹保留功能,保证历史操作的可追溯性。
    ◇ 文档管理中,可随时启动文档审阅功能。
    ◇ 文档的科学管理和文档权限的控制。
    ◇ 自动办公和文档管理融于一体。
    3、表单控制
    ◇ 表单生成器,根据不同的业务定制各式各样的表单。
    ◇ 表单可以完全参与整个工作流程。
    ◇ 随心所欲自定义表单模板。
    ◇ 可以针对表单中的每个填写域进行权限控制。
    ◇ 可以在表单上加盖个人签章,可以多人在意见域中填写意见并自动签名。
    4、实用高效的公文处理系统
    ◇ 通过公文流转设置,预先设置好表单和流程模版。
    ◇ 起草公文,公文登记操作简单快捷。
    ◇ 公文办理过程中预留与扫描仪接口,实现多页文件的一次扫描,并将扫描得到的多页文件合并为一个文件,经压缩后作为公文的附件,简化了纸质文件的处理过程。
    ◇ 公文办理过程中,实现了与办公软件MS Office 有机结合,提供修订的痕迹保留功能,提供引入红头,自动排版的功能。
    ◇ 为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口,主界面中代办事宜清晰可见,让用户随时获得最新的信息;
    ◇ 实现工作流转的自动化,
    办公自动化办公自动化
    以及流转过程的实时监控与跟踪;
    ◇ 实现对办文表单域值的查询和统计。
    ◇ 实现对公文进行有选择的公文发布。
    5、强大的安全机制
    ◇ 系统登录控制,非系统用户不能进入系统。
    ◇ 资源权限控制,不同级别的用户访问不同的数据。
    ◇ 系统权限控制,系统管理员可以根据具体情况的要求,设置不同用户的系统权限。
    ◇ 文件权限控制,可以根据文件的不同安全级别设置不同的访问权限。
    ◇ 公文办理权限控制,可以对公文流转的流程节点设置对应参与角色,对表单域设置对应读写角色。
    6、高度可开发的通用平台
    ◇ 完全的模块化结构,根据不同行业用户,可进行特定业务功能定制。
    ◇ 核心模块全部组件化设计实现,提供强大的二次开发功能。
    ◇ 与LeadingGis可以实现无缝连接。
    7、使用简便,轻松升级
    ◇ 基于B/S结构,象访问网站一样,全部的功能模块均可在浏览器方式下使用。
    ◇ 轻松的系统升级管理,一切只在服务器中进行,客户端无需做任何操作。
    ◇ 不需要专门设置系统管理员,维护和系统的设定在平常工作中几乎为零。

    系统功能/办公自动化 编辑

    1、用户认证
     用户认证模块是系统的核心组成部分,所有有权限的用户通过Web方式登录系统,输入有效用户名和密码之后,首先由用户认证模块对用户信息进行认证,确定用户是否为合

    办公自动化办公自动化
    法用户,如果通过认证,根据用户名决定用户所在的用户组,确定用户所具有的权限和可以执行的操作,然后返回相应的页面,赋予用户相应的权限。为加强安全性,用户密码和用户权限值采用加密传输。为便于灵活赋权,使用与后台数据库相结合的方法,将相应用户权限和文件对应入库,当登录用户对某项应用发出请求时,将用户信息与数据库所存记录相比较,符合规则允许请求执行,如果不符拒绝请求。
    2、公文处理和业务审批
    利用Internet轻松的实现上下级单位、兄弟单位之间的公文流转。流转内容包括:需协同处理的公文,如请示、指示、申请等。下级单位上报的各类简报报告、统计报表、内参等。提供所有公文(如收文、发文、签报等),从拟稿(登记)开始直至办理完毕后自动归档全过程的自动流转管理功能;提供在办,办理完的公文的实时流转监控功能;提供灵活的可视化的公文流程模版的定制功能;提供方便快捷的表单定制功能;提供角色定制功能,根据本单位情况定制安全控制机制,设置不同的操作权限,保证公文不被未授权的人处理。
    ◇ 公文登记
     新建公文并启动公文流程。用户可以根据实际工作情况新建不同类型的公文,不同类型的公文对应不同的流程设置。
    ◇ 我的业务
     包括当前登录用户的待办的业务,办理过的业务,督办、催办的业务三部分。所有涉及到该用户的业务均在此体现,用户在此可以直接办理提交来的业务,查询自己已办的业务,监控自己创建的公文的流转情况等等。
    ◇ 业务中心
     为用户提供综合的业务查询功能,包括所有正在办理的业务,办理完但没有归档的业务等,可以查看公文的内容(包含附件)及流转信息。
    ◇ 公文查阅
     按照公文的类型,分类查询和统计各个办理完的公文所携带的表单的各项填写内容,还可以查看该公文的流转信息。
    ◇ 发布公文
     公文办理过程中,如果需要让系统中其他没有参与公文流转的人员也能够了解公文的内容,可以通过公文发布功能来实现。公文发布后,其他人员也可以看到该公文的内容了。
    ◇ 表单模板
    表单模板是本系统的一个表单生成器,可以自动生成各种文件的表单。同时也可以导入已经存在的表单模板进行格式编排修改,使生成的电子表单模板与实际的表单相符。表单模版生成后,用于对应的流程。
    ◇ 流程设置
     流程设置是本系统的一个可视化的流程生成器,可以自定义生成各种流程。流程中采用了个体和角色相结合,提供了任务具体到个体的机制和角色化的领导事务机制。在定制流程时可以根据实际情况灵活定制流程模板,在流程中加入表单模版,新建的公文可以直接调用做好的流程模板。
    ◇ 角色管理
    通过角色管理将用户按不同的工作性质进行划分,流程模版中的每个节点都对应某角色。将用户与权限有机结合在一起,灵活的实现了对资源访问的权限控制。
    3、文件管理
    ◇ 文档中心
     文档中心用于对系统中的各种文件夹和文档资料进行规范化的组织,提供对在线文档的智能化管理,自动跟踪记录文件版本历史记录以及借阅等的管理;根据需
    办公自动化办公自动化
    要为每一个文件夹设定不同的权限,确保文档资料的高度安全;可以将文档以不同的审阅流程和审阅方案来提交审阅。
    电子公文
     在文档中心提交文档,启动审阅流程后,文档在此流转。审阅者按照系统的提示进行文档审阅和批示。提交者可以进行查看审阅信息,取消提交等操作。系统提供流转中,审毕后等全过程实时流转监控功能;可以根据本单位情况定制安全控制机制,保证文件不被未授权的人处理。
    ◇ 文档检索
     对不同文件夹下的文档的拥有者、编号、标题、摘要、内容及时间等进行检索。
    ◇ 档案管理
     档案管理提供了对案卷、档案的录入,归档,档案的查询、统计。

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