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  • 时间管理

    时间管理(Time Management)就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标EMBAMBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。时间管理不是要把所有事情做完,而是更有效的运用时间,时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控,而是降低变动性,时间管理最重要的功能是透过事先的规划,作为一种提醒与指引。

    编辑摘要

    基本信息 编辑信息模块

    中文名: 时间管理 英文名: Time Management
    作用: 更有效的运用时间 主要对象: 企业管理者

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    简要概述/时间管理 编辑

    这是一个讲求速度的世界,要用最短的时间完成最多的事情。在时间管理上富于经验的管理者不会在纷至沓来的会议和电话、堆积成山的下属邮件中分身乏术。作为一个公司的好管家,他既要有宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事。规划、决策和授权的妥当安排,使他们成为时间的主人。   优秀的企业家总是在新的一天之前就规划好了一切,力求在起跑线上姿势都比其他选手更接近起跑瞬间。   微软高管刘润曾提出以年、以月和以天为单位三个层次的时间管理。开始一天的工作之前,首先决策哪些是紧急的事、哪些是重要的事,然后先难后易地做完。   前任惠普公司总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚,他花20%的时间和客户沟通,35%的时间用在会议上,10%的时间在电话上,5%的时间在看公司的文件上,剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系,但却有利于公司的活动上,可能是传媒的采访,也可能是措手不及的突发事件。   即使是工作狂经理人,也要有能耐去享受打一场高尔夫的奢侈、听一场三大男高音的音乐会的乐趣。即使是号称史上完美经理人的陈永正(现任NBA中国首席执行官、曾经的微软和摩托罗拉中华区CEO)也在抱怨时间根本不够。 时间——资源互补法则告诉我们,应该站在更加宏观的角度看待时间与其他资源的利用问题,根据实际需要对时间和其他资源进行灵活分配、合理调度。只要你感到完成某项任务时间紧迫、力不从心时,你都应该首先想到是否还能找到其他资源以加快任务完成的进度。在寻找资源时,想象力越丰富越好,比如寻求专业人士的指导,查找网络资料,购买专业书籍,添置先进设备或者直接向上级、同事或家人、朋友求援等,一切可能获得又有利于缩短工作进程的资源都是可选之项。目前经济领域最流行的外包业务其实就是时间-资源法则的扩展应用。世界上许多知名企业把生产、服务甚至研发等业务外包给在某一领域具有较大优势的其他企业,从而大大缩短了产品投放市场的进程。你也可以选择把部分事务外包出去,比如保洁公司、搬家公司和其他许多专业服务公司,都能为你提供又快又好的服务,为你节省出大量宝贵的时间去从事更重要的工作。时间管理是人生成功的关键

    时间管理是事业成功的关键。一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功,秘诀就在于搞好时间管理。所以在国外,早就出现了时间管理学,管好自己,就是最高的管理。美国托马斯·爱迪生曾经说过,世界上最重要的东西是“时间”。美国著名的管理大师杜拉克说道:“不能管理时间,便什么也不能管理”,“时间是世界上最短缺的资源,除非严加管理,否则就会一事无成”。

    “一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。“人生有涯”更是将时间管理与人的生命相提并论。孔夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹:“逝者如斯夫,不舍昼夜。”当他见到他的一位弟子时间管理不善,用白天的时间睡觉的时候,给了那位弟子全方位的否定。

    金融危机弥漫的当今,各国政要忙着互相奔走呼吁救市,跨国公司总裁致力于稳定市场。据悉,美国总统奥巴马也变成了“夜猫子”,他感叹金融危机期间,时间一点也不够用。白宫工作人员因此不再朝九晚五,而要经常加班加点甚至熬通宵。总裁们的时间变得更加争分夺秒,正应了百达翡丽全球副总裁Thierry Stern的那句名言:“时间是永远不会结束的挑战。”

    重要性

    时间管理是自我管理中一项十分重要的内容,大凡业绩卓著的人大都是具有高效时间管理的人士。时间管理意义不仅帮助自己达到工作目标,还可以很大程度的将自己的个人潜力得到开发,并且使工作和个人生活之间保持平衡

    这是一个讲求速度的世界,要用最短的时间完成最多的事情。在时间管理上富于经验的管理者不会在纷至沓来的会议和电话、堆积成山的下属邮件中分身乏术。作为一个公司的好管家,他既要有宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事,规划、决策和授权的妥当安排,使他们成为时间的主人。 

    研究历史/时间管理 编辑

    时间管理理论分为四代:

    帕金森法则时间管理--帕金森法则

    (1)第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力;

    (2)第二代理论强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要;

    (3)第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。

    (4)第四代与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。 

    胜任力要素/时间管理 编辑

    定义

    能够平衡时间需求。

    说明

    1、详细周到地考虑工作计划----确定实现工作目标的具体手段和方法,预定出目标的进程及步骤。
    2、善于将一些工作分派和授权给他人来完成,提高工作效率。
    3、制订工作计划,将事务整理归类,并根据轻重缓急来进行安排和处理。
    4、为计划提供预留时间,掌握一定的应付意外事件或干扰的方法和技巧;准备应变计划。

    范例

    1、每天安排出时间计划日程和优先事项。
    2、能利用经手的文件进行工作。
    3、确保工作速度能与目标或最后期限步调一致。
    4、保持良好情绪,即使面对意料之外的需求时也能如此。
    5、如果不是接待未预约谈话者的适宜时间,能迅速而坚定地要求非正式拜访者以后再来。
    6、每天留出一定时间给“顺便拜访”的人。

    优秀者的表现

    他们能够安排他们自己和其他人迅速适应工作量上的任何重大变革,并重新确定工作的优先次序。他们可能把个人的安排看做他们时间管理工具包中的首要工具。他们较容易觉察对于考虑正在进行的工作量的波动以及变革最后期限的需要,并且可能重新组织工作以达到最好的效果。

    不足者的表现

    他们很少或不花时间在系统地组织他们的工作任务,倾向于处理邻近的但是缺乏规划和远见的任务。他们通常会着亲自着手接踵而来的工作或者看起来是最紧急的工作,而不善于组织其他人去完成。

    提高的方法

    不足者需要认识到:为了达到适当的结果,人员、资源、目标、最后期限、可利用的时间应该被组合起来。不足者需要利用他们个人的优先权并且认识到在处理一系列未来的任务时总会有最佳次序。
    1、迫使你自己至少每天花几分钟用钢笔和纸写出一天或一星期中要完成的重要任务。
    2、确信你每天或每星期计划内和计划外的活动总是被列入时间日程,并且有必要的话,重新进行时间安排。
    3、建立一个体系确保你能够容易地找出你需要做的事情。仔细考虑计划的目标和最后期限。
    4、在你已经看过总工作量并且计算出有必要在多大程度上重新组织之前,不要做出承诺。
    5、要认识到自己的能力有限,你可能需要借助其他人来达到目标或完成任务。

    四项法则/时间管理 编辑

    细微边界法则

    细微边界法则细微边界法则
    细微边界法则是指时间上的细微差别可能导致最终结果上的巨大差异,即所谓“失之毫厘,差之千里”。细微边界法则在生活中无处不在,如因一分之差错过了列车,可能要再花几个小时或更长时间等待下一列;抢救危重病人延误一分钟,可能会夺去病人的生命;而在比赛中慢了一秒钟,就可能与奖牌擦肩而过。细微边界法则在经济领域表现得更为突出,现代市场竞争已经由“大鱼吃小鱼”转变为“快鱼吃慢鱼”,企业间在对市场反应速度上的细微差距,可能导致利润率上的天壤之别。

    黄金三小时法则
    黄金三小时法则认为,早晨5—8点是人一天中效率最高的三小时。一天之计在于晨,早晨头脑最清醒、精力最充沛、思维最活跃、环境最安宁、注意力最集中、心情最愉悦,而且由于刚刚醒来,收集睡眠中的潜意识也最全,在这一时段工作一小时相当于其他时段工作三个小时。当你早早起床开始工作时,你甚至能在正常的工作时间来临前完成一天的工作,这样即将开始的一天就是你多赚出来的。

    帕金森法则
    帕金森法则认为,工作在最终期限到来前是不可能被完成的。这一法则实际上是依赖人与生俱来的惰性和对最后期限的潜意识发挥作用。人们会下意识地根据完成时限的远近把工作分为三六九等,完成时限越近,人们对某项工作的关注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作,会促使人们挖掘自身的潜能,调动一切资源保证任务按期完成;而那些完成时限较远或可以被无限期推迟的工作往往被束之高阁。

    自控法则
    自控法则其实包含三层含义:一、对于能自我掌控的事务,不用再花过多的时间精力去掌控它,它会自行朝着既定的目标前进;二、对于你无法掌控的事务,不必为其多费心思,时间会给出一切问题的答案;三、对于你能够而且应该掌控的事务,用心去掌控。   

    主要方法/时间管理 编辑

    新概念GTD

    《Getting Things Done》《Getting Things Done》
    GTD,Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,中国的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版社出版。

    GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

    1.收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。
    2.整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。
    3.组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。下一步清单是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等。
    4.回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
    5.行动:根据时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。
    实现GTD的五类工具:
    在线:资源很多,可以直接查找,如RTM(remember the milk)
    计算机:outlook MLO lifebanlance
    PDA:MLO(wm版) lifebalance(Palm)
    纸+笔:GTD笔记本
    计算机+PDA:文夹GTD工具

    6点优先工作制

    该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

    这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推。艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那么,他一定是一位高效率人士。

    帕累托原则

    帕累托原则帕累托原则
    这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,是那20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润,世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上,根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:
    A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。
    B.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。
    C.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。
    D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

    麦肯锡30秒电梯理论

    麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

    莫法特休息法

    圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌:第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。
    莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。
    间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果每隔一段时间就变换不同的工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

    具体方法:
    1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。
    2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。
    3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。
    4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。
    5、要具有灵活性。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。
    6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。
    7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。
    8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。
    9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。
    10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。
    11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。
    12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说"不"。
    13、奖赏自己。即使一个小小的成功,也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言,事情成功之后一定要履行诺言。

    11条金律/时间管理 编辑

    主要内容

    时间管理时间管理
    要和你的价值观相吻合

    你一定要确立个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对你最重要,当你价值观不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对你来说最重要的事。

    设立明确的目标
    成功等于目标,时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年的4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。

    改变你的想法
    美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成,它实在讨厌,所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得马上动手,好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机,迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯,只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后,从明早开始,每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。

    遵循20比80定律
    生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事,而不是最紧急的事情上,然而一般人都是做紧急但不重要的事。

    安排“不被干扰”时间
    每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,把自己关在自己的空间里面思考或者工作,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。

    严格规定完成期限
    帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法则》(Parkinsons Law)中,写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

    做好时间日志
    你花了多少时间在做哪些事情,把它详细地记录下来,早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间,搭车花了多少时间,出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来,你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。

    理解时间大于金钱
    用你的金钱去换取别人的成功经验,一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象,因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起,他花了40年时间成功,你跟10个这样的人交往,你就浓缩了400年的经验。

    学会列清单
    把自己要做的每一件事情都写下来,这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住,而当你看到自己长长的list时,也会产生紧迫感。

    同一类的事情最好一次把它做完
    假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

    每1分钟每1秒做最有效率的事情

    你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(晋升)

    企业更需要

    时间管理是一个概念,更是一种方法,每一个人都需要对自己进行时间管理,但是更需要时间管理的其实是企业,因为作为单个人员如果你没有时间管理的概念也可以去工作,个人还能应付的了自己的工作,但是作为企业,他需要的时间管理概念是一个整体,如果这个整体出了问题那么整个公司就会处于不健康的状态,因为一个企业不是靠某一个人来运转的,而是要靠所有的员工高效率的配合才能产生最大的效益和价值。单个员工工作不进行时间管理看不来什么问题,但是如果所有的员工都没有时间管理的概念,那么对于公司来说将会造成巨大的损失。

    但是因为时间管理是一个虚拟的概念,很多人对时间管理没有很明确的定义,并且时间管理不仅仅是个人安排一下自己的日程表这么简单而已,时间管理有很多需要总结计划调整的环节在里面,所以企业必须有一个系统的时间管理概念来贯穿整个公司的体系,所以企业需要提高时间管理的体系,更需要给员工提供一个学习时间管理的手段。而学习时间管理的方法,无非就两种方式,一种是创建自己的培训部门来培训员工,或者是花钱聘请培训公司对员工进行培训。另外一种方式就是找一些可以强化员工时间观念的工具来使用。第一种方式是给员工一个方法,第二种方式是让员工强制使用工具来塑造自己的工作习惯。我个人认为第二种方式要好过第一种,因为及时你花钱去请人来培训员工,可是培训过后还是需要面临执行问题。所以倒不如直接找一款管理工具让员工来使用,直接落实到执行层面。

    例如我作为公司领导,我可以直接让员工将工作通过WETASK汇报给我,我有什么工作任务也通过WETASK分配下去,所有工作细节都在WETASK中体现出来,什么时间要完成什么工作,完成之后要对任务进行汇报、总结等等。长久之后员工就会养成良好的汇报工作的习惯,就无需管理者在单独的去强调时间管理。

    管理误区/时间管理 编辑

    误区一:时间管理的目的为了在短时间之内做更多的事,提高工作效率
    时间管理办法的目的是让你来慢一点,好好的享受生活,达到生活、工作、家庭、社会各个方面的平衡。多做一点自己喜欢和让自己幸福的事。如果你把工作效率提高了,那工作只会越来越多,而不是越来越少。

    误区二:一定要找个完美的工具才可以开始
    时间管理办法初学者的最大问题就是一开始就想做得非常完美,不断尝试各种工具和软件,在这上面花费了大量的时候,总觉得这个工具不适合那个工作有问题,记得没有什么东西是完美的,尽量发挥工具的长处。最简单的工具就是纸和笔,刚开始简单一点,一定要记住你的目的是安排时间而不是测试软件的优缺点。

    误区三:时间管理办法就是把人变成机器人,非常的无趣,我不想变成那种人
    时间管理办法可以把事情安排得好,尽量让你没有压力去做一些自己喜欢的事,而不是让你象机器人一些按照计划行事,必须要明白你的精力和时间都有限,想要没有压力想放松,就要花些时间把事情安排好。

    误区四:相信整洁有条理比混乱更好,更有效率
    整理和混乱本身就是相对的,大多数都认为整理有条理是有益处的,但很多的时候恰恰相反,并且在这上面花了大量的时间和精力。而混乱也有很多好处:比如完整性、和谐、创意、效率、稳健。就是拖延也并不总是坏事。尽可能分析优缺点和时间成本,根据自己的情况和特点,选择最合适的方法。

    误区五:一年以上不用的东西就可以丢掉
    如果完全按照这条规则,把所有的东西都丢掉,有些童话的回忆,纪念性的物品和一些古董都会没有,这些东西正好是你的回忆和部分人生。不要丢掉所有一年以上不用的东西。

    误区六:晚上是最有工作效率的时间段
    从效率来半夜和清晨这两个时间段差不多,但状态和效果并不一样。简单一点来说,晚上的时候是身体和精神经过一整体消耗之后状态,早晨则是经过充分休息好的状态。而熬夜会带来很多问题,包括身体、精神等多个方面。最好花些精力把晚上工作转为早晨工作。

    误区七:在邮件中清晰的分类能让你效率更高
    Google内部做过测试,结论是搜索的速度比分类效果更好。不过这个测试的前提条件,在搜索时选择合适的关键字。如果你平时把邮件加上标签,在搜索时效果会更好。 

    管理习惯/时间管理 编辑

    时间管理矩阵时间管理矩阵
    现代心理学家在这个已经有300年历史的改变计划步骤中发现了3个关键要素:从一开始,他就全身心地致力于新习惯的养成。他一次只着力培养一种习惯。他时不时地提醒自己恪守新习惯。近300年前,本杰明·富兰克林(Benjamin Franklin )构想出一种至今仍未被超越的改变习惯的方式。

    当时,一位试图矫正其自身行为的年轻人,希望获得富兰克林的帮助,富兰克林为他列出了一个包含13项美德的清单,并给每项美德写下了一段简短的定义。但富兰克林发现,他自己身上同样也缺乏这些他认为非常重要的品格特质。他知道,培养这些习惯将给他的生活带来积极的变化。

    从这份清单的首项开始,富兰克林用一周的时间着力培养一种美德。早上,他思考如何在一整天的时间内加强这种新习惯。白天,他时不时地看看他的笔记,提醒自己一定要养成新习惯。在一天结束的时候,他计算自己今天又犯了多少次病。

    虽然富兰克林起初惊讶地看到他的行为竟然有如此多“缺点”,但他下定了竭力改正的决心,他用一个历时13周的周期加强整份清单所列美德的培养,并在一年内完成了4轮这样的循环。至于培养的结果,富兰克林在他的自传中指出,虽然完美是不可能实现的,但他的行为的确大有改观。

    借鉴本杰明·富兰克林的方法
    以下是新的一年里你应该养成的12项时间管理习惯。你可以根据你的喜好,将其适度调整,但无论你怎样做,你都应该遵循本杰明·富兰克林的方法,即每周着力培养一种习惯:

    习惯1:保持一种能够给予你最大能量的生活方式。每周至少进行3次有氧运动,吃一顿清淡的午餐,保证充足的睡眠。
    习惯2:尽力维系真实性。尽量诚实地面对你的真实想法:你究竟想要什么,你为什么要做你正在做的事情。
    习惯3:倾听你的生物节律,并相应地组织安排你一天的日程。关注你身体和心理的能量水平在一整天中的规律性波动,并使之成为一种习惯;根据观察的结果,对你需要完成的任务进行调整。
    习惯4:赞赏相互信任的关系。努力与你能够信任和依靠的人构建关系,还要确保的是,这些人也能够信任并依靠你。
    习惯5:拒绝不符合你优先事项的事情。要善于向其他人说不,并频繁地这样做。
    习惯6:把你的目标分解为以小单位计量的工作,一次只考虑一个单位。用你的大部分时间完成摆在你面前的任务,不要太过频繁地梦想大目标。
    习惯7:总是寻找能够更好、更快地完成某项工作的方法。留心你需要反反复复从事的任务,寻找能够改善你工作方式的办法。
    习惯8:为你需要集中精力做的事情留出时间。每天安排一定的时间只做一件事。
    习惯9:设定数量极其有限的优先事项,并严格恪守。最多选择两件事作为你最优先考虑的事项,并安排时间全力完成这些事项。
    习惯10:完成重要的事情,终止那些已经不值得做的事情。不要停止做你起初认为很有价值的事情,除非你有一个非常好的放弃理由。
    习惯11:提前发现困难,并迅速解决问题。留些时间来思考未来将要发生的事情,并尽可能早地面对所有问题。
    习惯12:制定固定的流程。设定能够持续下去,你无需关注也能自主运行的流程。

    管理工具/时间管理 编辑

    timecard

    timecard是风云网络自主研发的一款SaaS平台的项目管理和日报管理于一体的有效系统,利用互联网即可使用软件。日报工作明细划分,可以方便管理者的阅读。工作任务中可以按时间划分项目工作,可以直观的分配个下属。日常其他事物,在整个软件系统中得到很好的利用。部门协作可以相互查看工作内容和工作量,起到相互学习、工作利用率最大的过程,查询直观方便。相对其他软件最大的特点是工作以直观的图表形式展现,方便了员工之间工作的对比和管理层的查看。项目管理进展中的,时期工作侧重点进行及时有效的调整。整个界面清晰易懂,操作方便。有效的管理您的公司或团队,让工作效率急速提高。

    TeamOffice

    时间管理漫画TeamOffice是一个SaaS型项目管理和团队管理系统,上网就可以使用。其任务功能模块可对任务进行设定、分派和确认,判断和显示任务进行状态(进行、完成、延迟),可以显示每个人的业务量,无论是做完的,还是没有做完的,抑或是正在进行的工作任务,都一目了然,可以完全掌握工作时间的进度。其项目板块可同时管理多个项目,生成项目目录。每个项目均可进行项目分级生成下级子项目,从而使项目进程管理系统化,查看项目进度非常方便,完全解放了工作的时间。还有共享资料室、与邮箱双向互动的留言板、可以设定“纸条提醒”和“邮箱提醒”的日程表、可以按日、周、月设定的定期/不定期报告书,使工作由繁化简,减少时间浪费,提高效率。

    备忘客 

    备忘客是一款由国人研发的一款集桌面便签、定时提醒、定时关机、文档管理等功能于一体的时间管理软件,该软件能有效克服拖延症 。该软件通过云端服务和本地服务的结合方式,对用户的数据进行管理。您可在任何电脑,任何终端上,通过数据同步,完成时间管理的需求。

    该软件借鉴古人结绳记事法,以完成每项工作为目标,侧重于对用户时间点的管理,通过在精准的时间点上提供提醒的方式,协助用户高效完成日常工作。该软件由3大模块组成:1、支持win7的桌面便签;2、准确的一次、日、周、月、年、循环定时提醒、加入提醒铃音导入,个性化提醒;3、简洁的文档管理模块;所有数据轻松云同步。基于顶层完善的云架构设计,用户家里排好工作计划,单位同步即可进行高效工作。

    服务器工具

    rescuetime是一个基于web的时间管理工具(目前在公开测试)它能准确的判断你花费了多少时间, 不用你录入数据,不用你费劲就可以收集你的事务数;迅速而即时的数据分析。例如你在WORD输入和排版上用了多少时间,你在浏览网页上用了多少时间,你在一些IM沟通上用了多少时间等;通过每日或每周对你完成目标的情况作出总结。你的时间管理是否到位,做得好与坏一目了然;用了这个工具之后你会觉得你的工作效率提高了,比别人更勤奋了。

    互联网工具

    Propel'r是一款基于互联网的时间管理工具,是一种“完成事”的方法学,简称:GTD(Getting Things Done).这款工具不仅可以提高你个人的工作效率,还可以和你的客户和同事一些协作完成项目。Propel'r可以减少思考安排时间的时间,因为它已经帮你完成了,你只需去做就可以了。Propel'r提供了一种通过协同工作而从大规模项目运作中解脱出来的办法。

    管理任务空间

    intervals为你提供一个能让你集中在你的项目上,跟踪你的工作时间,管理你的任务个性化空间,它的功能很强大,具有以下特点:跟踪时间,做理性的人、管理任务,排脱混乱的状态、项目管理、文档或文件的存储等。

    跟踪时间

    跟踪时间就是让你不要做太多的事情,是让你学会恰当的时间做恰当的事。Tick给你解决的问题就是通过分析来减少麻痹给你带来的损失;告诉你什么是最重要的事情;在这里你不需要复杂的表格和难懂的理论,只有最简单和你能承受的反馈信息。Tick除了便签等记事提醒基本功能之余,强调了在时间轴上对时间的管理和预测。
    下面还有一些是通过便签和待办事项来达到在线时间管理的,介绍两个,像google日历和待办工具来实现的就不介绍,你自己试着做一下吧。

    网络服务
    Backpack 是一个简单的网络服务,Backpack具有日历和提醒功能,可把你想做的事情做成一个清单给你发送电子邮件或通知到你的手机上,时间可以自己来定。当然,你也可以把你的 任务计划发给你的同事或朋友与他们一起共享。Backpack使用了Ajax接口,让你的想法或计划随手而成,很方便。

    在线时间管理工具 
    Scheduler 是联想试验室出品的在线时间管理工具。Scheduler可以帮助用户建立日程并进行跟踪而且可以通过Email及MSN的方式提醒用户即将到来的日程。Scheduler还提供了完整的计划制定、跟踪和回顾的机制,帮助用户制定计划并分解长期的目标将之转化成日程。

    其他

    一、Doit im是国内著名的时间管理软件,跨平台的GTD产品应用(Windows、Web、iPhone以及Android 在内的四大平台)。Doit im 采用优秀的GTD®任务管理理念,引导您将脑袋清空,使您免受头脑中各种漂浮想法的干扰,有条不紊地组织规划各项任务,以集中注意力完成重要事项,将工作节奏牢牢把握在手中,轻松应对各项庞大繁杂的工作,在感受无压工作乐趣的同时,畅享高效工作的成就感。

    二、佳盟个人信息管是一款个人信息管理系统,采用国际上先进的MBO目标与GTD时间管理理念,实现人生目标整体规划和任务分配,对任务和日程进行提醒并记录有关处理信息;支持家庭理财,提供理财规划、记录收支、实物资产、债权债务、编制预算并在日常活动中实现指标预警;提供日记编辑;根据人脉关系理念设计出好友圈视图,提供内容丰富的联系人和往来单位统计;创建专属保密的个人知识库;支持多层安全级别的访问控制。

    三、旗帜行动力系统,将复杂的管理理念变为简单的管理工具。要效率,不加班。旗帜行动力系统,分为个人使用和企业、团队使用。同时可以在电脑、手机、手册上同时使用。作为企业或团队使用 有效帮助企业设立目标,管理员工,可以降低企业管理成本(考核)、提高团队工作积极性;明确企业愿景和战略、塑造企业文化、加强员工管理、确保上传下达、提高员工行动效率。
    资料共享:企业可以通过系统提供的企业级情报系统方便快捷地建立自己所需要的各类信息资讯;
    信息发布:各类企业新闻、制度和学习资料通过系统及时提供和发布,非常有效实用;
    企业愿景:首页展示,通过让员工及时了解该企业愿景和战略,确保团队精神和执行力;
    目标计划:利用系统进行企业目标计划和员工任务管理,能够确保信息的安全保密。
    作为个人使用 帮助个人建立人生蓝图;以行动力指数 量化工作效率的提升速度;多维度建立长、中、短期计划,建立关系树;帮助个人树立良好的计划管理和时间管理的思维方式,提供便捷实用的简单工具。 

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    扩展阅读
    1时间管理的十一条金律--《党政论坛(干部文摘)》2008年02期

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