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  • 盘点

    盘点,是定期或临时对库存商品的实际数量进行清查、清点的作业。为了掌握货物的流动情况(出入库),核对库存物品实际数量与记账数量,以便准确地掌握库存数量。

    编辑摘要

    基本信息 编辑信息模块

    中文名: 盘点 英文名: Inventory
    拼 音: pán diǎn 类型: 企业财务管理
    含义: 对库存商品的数量进行清点 分类: 盘点分为手工盘点、盘点机盘点

    目录

    定义/盘点 编辑

    盘点方式通常有两种:

    一种是定期盘点,即仓库的全面盘点,是指在一定时间内,一般是每季度、每半年或年终财务结算前进行一次全面的盘点,由货主派人会同仓库保管员、商品会计一起进行盘点对账;

    二是临时盘点,即当仓库发生货物损失事故,或保管员更换,或仓库与货主认为有必要盘点对账时,组织一次局部性或全面的盘点。

    主要包括以下几个方面:

    (1)数量盘点;

    (2)重量盘点;

    (3)账实核对;

    (4)账账核对。

    分类/盘点 编辑

    盘点分为手工盘点、盘点机盘点

    手工盘点:主要靠人员手工记录盘点内容,商品数据,然后跟电脑核对。

    盘点机盘点:利用数据采集器设备,把需要盘点的商品信息导入到采集器中,然后利用盘点机扫描商品条码,然后显示相应的信息,盘点人员根据实现数量录入采集,最后导入系统管理软件比对,生成盘盈盘亏单。

    盘点机 盘点机
    盘点 盘点

    内容/盘点 编辑

    1.货物数量通过点数计数查明商品在库的实际数量,核对库存账面资料与实际库存数量是否一致。

    2.货物质量检查在库商品质量有无变化,有无超过有效期和保质期,有无长期积压等现象,必要时还必须对商品进行技术检验。

    3.保管条件检查保管条件是否与各种商品的保管要求相符合。如堆码是否合理稳固,库内温度是否符合要求,各类计量器具是否准确等。

    4.库存安全状况检查各种安全措施和消防、器材是否符合安全要求,建筑物和设备是否处于安全状态。

    目的/盘点 编辑

    店铺在营运过程中存在各种损耗,有的损耗是可以看见和控制的,但有的损耗是难以统计和计算的,如偷盗、账面错误等。因此需要通过年度盘点来得知店铺的盈亏状况。

    通过盘点,一来可以控制存货,以指导日常经营业务;二来能够及时掌握损益情况,以便真实地把握经营绩效,并尽早采取防漏措施;三核实管理成效。

    具体来说,盘点可以达到如下目标:

    ●店铺在本盘点周期内的亏盈状况。

    ●店铺最准确的目前的库存金额,将所有商品的电脑库存数据恢复正确。

    ●得知损耗较大的营运部门、商品大组以及个别单品,以便在下一个营运年度加强管理,控制损耗。

    ●发掘并清除滞销品、临近过期商品,整理环境,清除死角。

    原则/盘点 编辑

    店铺在进行商品盘点时,应该按照以下原则进行:

    ●真实:要求盘点所有的点数、资料必须是真实的,不允许作弊或弄虚作假,掩盖漏洞和失误。

    ●准确:盘点的过程要求是准确无误,无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的点数,都必须准确。

    ●完整:所有盘点过程的流程,包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品。

    ●清楚:盘点过程属于流水作业,不同的人员负责不同的工作,所以所有资料必须清楚,人员的书写必须清楚,货物的整理必须清楚,才能使盘点顺利进行。

    ●团队精神:盘点是全店人员都参加的营运过程。为减少停业的损失,加快盘点的时间,超市各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重,使整个盘点按计划进行。

    一般是每月对商品盘点一次,并由盘点小组负责各店铺的盘点工作。为了确保商品盘点的效率,应坚持三个原则:

    ●售价盘点原则,即以商品的零售价作为盘点的基础,库存商品以零售价金额控制,通过盘点确定一定时期内的商品溢损和零售差错。

    ●即时盘点原则,即在营业中随时进行盘点,“停止营业”以及“月末盘点”并不一定才是正确的盘点,超市(尤其是便利商店)可以在营业中盘点,且任何时候都可以进行。

    ●自动盘点原则,即利用现代化技术手段来辅助盘点作业,如利用掌上型终端机可一次完成订货与盘点作业,也可利用收银机和扫描器来完成盘点作业。

    方式/盘点 编辑

    盘点工作在制造型或流通型企业里随处可见,因为料帐合一是企业进行管理工作的最基本条件。依照进行的目的及方式不同,它被分为以下几种:

    (1)抽样盘点:由审查单位或其他管理单位所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理单位是否落实管理工作进行审核。抽样盘点可针对仓库、料件属性、仓库管理员等不同方向进行。

    (2)临时盘点:因为特定目的对特定料件进行的盘点等。

    (3)年终(中)盘点:定期举行大规模、全面性的盘点工作,根据相关的规定,一般企业每年年终应该实施全面的盘点,上市公司部分在年中还要实施一次全面的盘点。

    (4)循环盘点:采用信息化管理的企业,为了确保料账随时一致,将料件依照重要性区分成不同等级后赋予不同循环盘点码,再运用信息工具进行周期性的循环盘点。

    盘点流程 盘点流程大致可分为3个部分,即盘前准备,盘点过程及盘后工作。详细资料可参考夏浪百科之盘点知识

    盘前准备/盘点 编辑

    盘点计划

    很多中小企业的盘点主持人,由于缺乏经验,没有做好盘点计划,因此乱成一团,尤其是没有针对预盘阶段做出深入计划,以致到了复盘时仓储仍乱的不可收拾,因此拖延复盘时日,令参与者怨声载道。

    一般而言,盘点计划多在复盘日期的一个月前就要具体拟订而且发布。比如预定6月26日到6月30日为复盘(一般人所称的“大盘点”,就专指复盘而言),那么5月31日前就要确立盘点计划。这样才可以要求仓库人员做好预盘,以待复盘的完善执行;也同时要求生产现场,在复盘的多少天以前,调整生产作业,渐渐达成“净空”水准,以利盘点(因为“在制品”是最不容易“计价”的)。此外,对采购人员,以及托外加工人员,才可能有更具体的因应指示、使复盘进行分析,对储位规划作出结论,提供予仓库人员,使他们在预盘阶段就融入仓储整顿与储位规划的功能。

    盘点计划的有关技巧

    首先,是针对时程的计划要有周详的考虑。例如计算好每一位预盘主办员每天能用多少小时去真正进行预盘(由于每天仍要进行入出库作业,所以可能每天仅2至3小时可以真正有效地从事预盘作业),共有多少料项,差不多要多少天才可以完成预盘。而且要真正去协调各部门的正常入库作业,一定要集中在每天什么时段,以避免预盘的困扰。这是不可以“一声令下”就让仓人员“自己想办法”的此外,生产活动也要计划何时开始“收缩”,使在复盘执行的数日之前,应进料的尽可能进料,该缴库的尽可能缴库,生产现场才有尽量“净空”的可能。

    对预盘阶段的控制一样很重要,因此也需要更明细的计划,这一般是交由预盘主办人员自己拟出各储位区(甚至储位)的预盘时程计划,经过盘点主持人的了解(可行性及调整),再依此控制,才会真正有效率。

    II. 盘点时间确定

    一般来说为保证账物相符,货物盘点次数愈多愈好,但盘点需投入人力、物力、财力,有时大型全面盘点还可能引起生产的暂时停顿,所以,合理的确定盘点时间非常必要。引起盘点结果盈亏的关键原因在于出入库过程中发生的错误,出入库越频繁,引起的误差也会随之增加。

    决定盘点时间时,既要防止过久盘点对公司造成的损失,又要考虑配送中心资源有限,商品流动速度较快的特点,在尽可能投入较少资源的同时,要加强库存控制,可以根据商品的不同特性、价值大小、流动速度、重要程度来分别确定不同的盘点时间,盘点时间间隔可以从每天、每周、每月、每年盘点一次不等。如A类主要货品每天或每周盘点一次;B类货品每两三周盘点一次;C类不重要的货品每月盘点一次即可。另外必须注意的问题是,每次盘点持续的时间应尽可能短,全面盘点以2-6天内完工成为佳,盘点的日期一般会选择在:

    1.财务结算前夕。通过盘点计算损益,以查清财务状况;

    2.淡季进行。因淡季储货较少,业务不太繁忙,盘点较为容易,投入资源较少,且人力调动也较为方便。

    此外,还有几点需要注意:

    a.原则上规定各店铺为每两月盘点一次,盘点时间为25日,具体时间由财务部于盘点月份20日之前通知到位。

    b.因各店铺实际情况不同,若需更改盘点日期,应由各店铺负责人提前5天申请更改并通知有关部门。

    c.店铺盘点时间一般定为晚上营业结束后至次日凌晨,配货中心为白天进行盘点,特殊情况除外。

    d.超市总部盘点小组有不定期对各店铺、配货中心进行突击盘点检查的权力。

    III.盘点及帐务处理

    超市与便利商店由于商品种类繁多,各类商品的实际成本计算有一定的困难,所以一般采用“零售价法”来进行账面盘点。

    其计算公式是:账面金额=上期库存零售额+本期进货零售额-本期销售金额+本期调整变价金额。

    此外还需注意:

    a.各店铺必须做好盘点前的清帐工作,对有单无货、有货无单等情况应及时查明原因,保证在盘点前完成帐务处理,做到帐帐、帐单相符。

    b.各店铺财务人员应于盘点前做出进销存报表,并对变价、报损单据汇总结帐。

    c.盘点当天的营业额应全部结清,销货单据应全部入帐。

    d.到期不能退货商品全部报损。

    IV.盘点人员的安排与培训

    (1)盘点人员的安排

    1.人员安排的注意事项

    (1)分店楼面部门除必需的留守人员外,所有人员均应参加年度盘点,包括行政部门等,必须支援楼面进行盘点。

    (2)盘点前1个月,各个部门将参加盘点的人员进行排班,盘点前1周,原则上取消年假休息,盘点当日应停止任何休假。

    (3)各个部门将参加盘点的人员报盘点小组,必须注明哪些是点数人员,哪些是录入人员。

    (4)盘点小组统一对全店的盘点人员进行安排,分库存区盘点人员,陈列区盘点人员。

    (5)盘点小组安排盘点日陈列区的人员时,各个分区小组中必须包括本区营运部门的经理、主管、熟练员工,其中经理任本分区内设置的分控制台台长。

    (6)盘点小组在每一个分区小组的人员安排中,必须明确初点录入人员、点数人员、复点录入人员、点数人员等。

    2.人员安排的通告

    (1)盘点小组的人员安排

    ① 盘点小组在街道部门上报的参加盘点人员的名单和排班后,将楼面所有盘点人员进行安排,于盘点前7天以书面通知、公告的方式通知各个部门。

    ② 盘点人员按库存区盘点和陈列区盘点两次来安排。将超市的盘点区域分成不同的盘点分区,每个分区设置一个盘点分组和分控制台,每个分控制台设置一个分台长,全面控制盘点工作的进行。

    (2)安全部复查人员的安排

    安全部根据盘点的情况,分别按库存区盘点和陈列区盘点两次来安排人员。要求每个分区都必须安排人员进行复查。重点是精品部、家电部。烟酒部以及比较容易出现点数错误的区域。

    (2)对盘点人员的培训

    盘点小组在成立后,必须制定详细的盘点计划,包括对盘点小组人员的培训,盘点管理层的培训、点数员工的培训、输入员工的培训等。建立培训档案,进行盘点培训的考核,要求所有参加的盘点的人员均须通过考核。

    盘点培训的具体内容主要有以下几个方面。

    a.盘点表使用的培训

    (1)盘点表是盘点库存区时使用的。所有的库存区域,盘点小组全部设置盘点表。

    (2)盘点表是编号的,在某一个编号下,盘点表的增加必须经过盘点小组的登记审核后才可以增加。

    (3)盘点前到总控制台领取盘点表,盘点完毕后,回归总控制台。

    (4)盘点表必须经过安全部的盘点专员的抽查确认后,才能封存,等待输入系统。

    (5)如果需要修改盘点表上的数字,如下:1、2、3、4、5、6、7、8、9、0.

    (6)如果需要修改盘点表上的数字,不能用涂改液或圈涂法,必须将原来的数据划掉,重新书写。

    (7)盘点表上只记录商品的品名,因此盘点表上的数据是该商品在该盘点位置下的所有库存的总数。

    (8)盘点表上的数据只能用蓝色、黑色签字或圆珠笔书写,不能用红笔、铅笔或彩色笔书写。

    (9)盘点人员必须在盘点表上签字,用中文正楷字体。

    b.盘点点数的培训

    (1)点数的原则:

    ① 点数必须是销售单位的数量,即是该商品盘点时的单位。如口香糖,如果超市是整盒销售的,则盘点时的计数单位是××盒。

    ② 库存区的盘点是两个人为一组,同时点数,当两人的点数一致时,才将该数据作为盘点数据记录在盘点表上。

    ③ 陈列区的盘点则采取“互点法”,即商品A的初点作业人员与复点人员及三点人员不同,点数人员与记录人员不同。

    ④ 非供应商免费提供的样品必须点数,样品的配件不点数。

    ⑤ 赠品不盘点。

    ⑥ 不足一个销售单位的商品,不计数。

    (2)陈列区的点数

    ① 初点规定

    ●盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时,依序由左而右,由上而下;两人一组,一人点,将数量写在自粘贴纸上,放置在商品价格卡的上边,另一人用HHT(Hand-Held Terminal,一种数据采集器)输入数字。

    ●盘点的数字书写要清楚,不可潦草让人混淆。

    ●数字写错,要按要求进行涂改。

    ●清点时,一定要按销售单位清点,不够一个销售单位的不能计入,应取出归入待处理品堆放处。

    ●盘点时,顺便查看商品的有效期,过期商品不应点入,应归入待处理品堆放处。

    ●对无法查知编号的商品,用红色粘贴纸做标识,报告分控制台进行处理。

    ●遇到非本部的散货,将其送到分控制台,归入散货区的堆放处。

    ② 复点规定

    ●复点时要首先确认需要复点的区域,是否已经完成初点的录入,有否遗漏区域。

    ●复点需要用不同颜色的自粘贴红,以示区别。

    ●复点录入的HHT,必须将其初点的数据全部清理完毕后,才能再输入复点数据。

    ●复点时重复初点的流程,但人员不同。

    ③ 抽点规定

    ●楼面需要抽点的商品是初点与复点有数量差异的商品、初点或复点中漏点的商品,或初点与复点中位置不正确的商品。

    ● 安全部的检查则是选择体积小、单价高、量多或容易点错的商品。

    V.盘点的环境准备

    盘点作业开始之前必须对盘点现场进行整理,以提高盘点服务业的效率和盘点结果的准确性,清理工作主要包括以下几个方面的内容:

    1)盘点前对已验收入库的商品进行整理归入储位,对未验收入库属于供货商的商品,应区分清楚,避免混淆;对残次品,应进行清理、归类放齐;对退货商品应及时处理,暂无法退货的应进行标识;对赠品,则进行清理并单独存放加以标识。

    2)盘点场关闭前,应提前通知,将需要出库配送商品提前做好准备;

    3)账卡、单据、资料均应整理后统一结清以便及时发现问题并加以预防;

    4)预先鉴别变质、损坏商品,及时从店铺中清理出报废品。对储存场所堆码的货物进行整理,特别是对散乱货物进行收集与整理,以方便盘点时计数。在此基础上,由商品保管人员进行预盘,以提前发现问题并加以预防。

    5)整理内仓、货架上的商品陈列。

    6)清除店铺内的死角。

    VI.盘点表抄写、复查及编号

    a.各店铺陈列员应于盘点前1天按S型抄表法抄好一式三份的盘点报表。

    b.各店铺盘点负责人或组长、处长应对已抄好货架、内仓、堆装、端头陈列、精品柜、收银台周围的商品进行品名、规格、单价、保质期限等项目的复查,注意重箱、空箱的漏抄、重抄现象。

    c.对已抄好盘点表后的到货商品,应于盘点当天单独抄表并注明附在所属大类中。

    d.店铺处长应对抄好的盘点表进行编号,并分出A、B、C表。

    VII.盘点工具准备

    a.对盘点所需的各类可重复使用的工具,由营运部负责一次配齐,各店铺盘点负责人在盘点开始前发给盘点人员,盘点结束后负责收回保管,以后不应无故动用、增加。

    b.属正常损耗的盘点工具缺失,可由店铺盘点负责人提出申请后由营运部补发。

    c.常见盘点工具:若使用盘点机盘点,需先检查盘点机是否可正常操作;如采用人员填写方式,则需准备盘点表及红、蓝色圆珠笔。

    VIII.停业通告及厂商通告

    a.若因特殊情况,确需进行停业盘点的,应由店铺店长提出申请经总经理批准后进行,盘点前应在店外张贴停业通告。

    b.盘点前各有关部门应及时通知送货厂商在盘点前1天不宜送货。

    盘点过程/盘点 编辑

    预盘

    预盘不限于仓库人员,而应该扩大到生产现场,因为生产现场难免仍有在制品,原则上,半成品、余料以及成品,在盘点前最好已经回缴仓库(但是有些工厂则仍留在现场待盘点),当然也在一些“生产器具同样要盘点”。此外,采购与托外加工主办人员也不可能置身事外,因为很可能仍有一些模具等生产器具在外。当然,也有一些料品送出托外加工,仍留在托外工厂内,这也是我方的资产,同样列入盘点范围。

    预盘一般可分为以下3类:

    (1)传统的表单盘点

    传统的表单盘点

    在预盘阶段,首先由盘点主持人以计算机或会计部门的“永续盘存账”为基准作出“预盘明细表”,交给仓库(或现场等直接责任对象),要求依之“点”出应有数量,同时依新储位整顿存置定位,挂上盘点单,记录预盘有关字段,并把预盘结果(包括盘盈,盘亏的差异)呈报盘点主持人。当然,也可以由盘点主持人直接作出“盘点单”交给预盘主办者,而不用“预盘明细表”.

    盘点主持人一点也不闲着,除了要稽核预盘进行实况之外,仍要针对预盘的差异状况进行分析与调查,并采取补救措施。

    预盘明细表

    预盘明细表

    品类:――― 预盘期: 年 月

    前期 本期

    本期应有料号 品名规格 单位 盘存量 入库量 出库量 盘存量


    依据“预盘明细表”,仓库人员在预盘阶段逐一清点,再挂上“盘点单”,是最合理的方式。在上表中,笔者建议每一品类打印一份,以利该品类(各料项)仓库主办员便捷使用于预盘作业(因为一般仓储,都以同一品类存放同一储位区为原则)。而字段中,“前期盘存量”舆“本期出库量”可以略去。

    (1)盘点单

    盘点单

    “盘点单”基本上分三大部分:

    第一部分是总字段,包括“盘点单No.”、“料号”与“品名规格”及“单位”加上“应有盘点量”单位。其中最需要注意的是“盘点No.”,一般是在盘点前就已印妥,而且顺序联号控制,由盘点主持人管控。因为基本上盘点一定要把散存于储位区的料品,一一回笼到同一储位(区),因此一个料项一张盘点单是合理的。

    第二部分“预盘”有关字段,由预盘主办人填入“预盘实际量”,以及“盘盈”或“盘亏”量,加上预盘者的签名(含日期时间)。

    第三部分则是“复盘”有关字段,由复盘者填入,包括“复盘实际量”及“盘盈”或“盘亏”量,同时签名。

    “盘点单”或称“盘点卡”,大多由稍硬卡纸印制,且有铁丝可绑挂,绝大多数设计为三联式,第一联仍挂料架上(结算完成后再取消),第二联由复盘者撕下交予盘点主持人,第三联由预盘主办人撕下呈交盘点主持人,以明责任,兼作回馈信息。此为最佳顺序。

    预盘的注意事项:

    预盘是最基础的工作,也最要求“细腻”与“确实”,否则整体盘点就不易落实有效率。

    首先,要依据“预盘时程计划表”去进行,而且依序找定储位区与储位逐一进行,最好把散落在其它储位(区)的存量找到,回归固定的储位。同时依照仓储整顿的观念,分辨出呆料与不良品(如有呆料与不良品必须移仓,则要求另立盘点单),把容器中的零星数整理补齐,弃区空容器,如此才有利于复盘作业。

    盘点主持人也要每日盯紧“预盘时程计划表”,与呈上来的“盘点单”第3联互相勾稽,以控制进度,千万不可以“放牛吃草”.必要时要到仓库现场去察看确认。

    (2)数据采集器(盘点机)的盘点

    使用数据采集器(盘点机)的前提条件是所有货品都必须有必须有条码,一个条码只代表一种货品,条码重复和没有条码都是不行的。盘点机就是通过扫描条码来对货品进行清点的。将货物条码导入数据采集器(盘点机),而后经数据采集器(盘点机)整理导出为一个txt文档或其他格式文档,此文档即相当于传统盘点的盘点单,之后的复盘也可据此文档进行复查。

    (3)无线扫描枪(有线条码扫描器+无线条码适配器)的盘点

    传统的扫描枪跟数据采集器(盘点机)的盘点方式很相近,主要的区别在于前者自身不带内存,只是实现即时传输,连接上电脑后,扫描所得的数据直接显示在光标定位的地方。后者自身就有内存,可以在不连接电脑的情况下工作,所以与电脑的距离不受限制。扫描所得的数据是首先存储在采集器的内存里面的,然后通过传输底座将数据传输上电脑实现批处理。

    但无线的扫描枪就可以实现在不连接电脑的情况下进行数据的采集,可以完成对货物的盘点,但是缺点是受到距离的限制,而且价格上也不便宜。如:Symbol,Metrologic等。

    目前出现了一种新的盘点方案,那就是将传统的有线扫描枪升级为无线枪,再配合电脑端、手机端等的使用,以实现实时的数据传输和信息汇总。有线条码扫描器+无线条码适配器的搭配效果并不比无线扫描枪差,价格也不贵,性价比很高。如:SUMLUNG等。

    复盘

    预盘既已完成就绪,就可进入复盘阶段。复盘工作多由盘点主持人指派与被盘点部门权责比较不相干的部门人士所担任。例如物料仓库,大多由人事、营业、设计等部门人员去担任乘坚策肥工作,而不会由采购或品管去担任,因为后两者与物料仓库关系较为密切,有“瓜田李下”之嫌。

    复盘工作较为单纯,是根据预盘阶段的“盘点单”去复查。复盘者可以要求被盘者逐项将料品卸下,深入清点,再记入实际状况,填入“复盘”有关字段内。平常是撕下“盘点单”一联,回报予盘点主持人。

    更负责任的复盘人员,还会更进一步复查料品的质量状况(甚至存置时间呆料状况),呈报反应,这当然值得鼓励。

    复盘的注意事项

    复盘时比较单纯的,一般是采取“抽样”详查、每项全盘的观念。意即,每一个料项都要“盘”到,即使略盘(依容器标准内装数乘以容器数,可得总数,但要检查容器是否“落实”整顿)亦可。但每隔若干料项,一定要详盘,也就是要求预盘人把该料项从储位上卸下,逐一数,以确认其预盘的确实度。如发现有不少的“不落实”之处,可以向盘点主持人呈报,要求重新做一次预盘的工作。

    盘点方法

    (1)账面盘点法 账面盘点法是将每一种商品分别设立"存货账卡"然后将每一种商品的出入库数量及有关信息记录在账面上,逐笔汇总出账面库存结余量。

    (2)现货盘点法现货盘点法是对库存商品进行实物盘点方法。按盘点时间频率的不同,现货盘点又分为期末盘点和循环盘点。

    a.期末盘点法

    期末盘点是指在会计计算期末统一清点所有商品数量的方法。由于期末盘点是将所有商品一次点完因此工作量大、要求严格。通常采取分区、分组的方式进行。分区即将整个储存区域划分成一个一个的责任区,不同的区由专门的小组负责点数、复核和监督,因此,一个小组通常至少需要本人分别负责清点数量并填写盘存单,复查 数量并登记复查结果,第三人核对前二次盘点数量是否一致,对不一致的结果进行检查。等所有盘点结束后,再与计算机或账册上反映的账面数核对。

    b.定期盘点法

    又称闭库式盘点,即将仓库其他活动停止一定时间,对存货实施盘点。一般采用与会计审核相同的时间跨度。

    c.循环盘点法

    循环盘点是指在每天、每周盘点一部分商品,一个循环周期将每种商品至少清点一次的方法。循环盘点通常对价值高或重要的商品检查的次数多,而且监督也严密一些,而对价值低或不太重要的商品盘点的次数可以尽量少。循环盘点一次只对少量商品盘点,所以通常只需保管人员自行对照库存数据进行点数检查,发现问题按盘点程序进行复核,并查明原因,然后调整。也可以采用专门的循环盘点单登记盘点情况。

    d.抽样盘点

    由审查单位或其他管理单位所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理单位是否落实管理工作进行审核。抽样盘点可针对仓库、料件属性、仓库管理员等不同方向进行。

    e.临时盘点

    因为特定目的对特定料件进行的盘点等。要得到最正确的库存情况并确保盘点无误,可以采限账面盘点与现货盘点平等的方法,以查清误差出现的实际原因。

    具体操作过程

    l 盘点表的A表一般由该大类的陈列员自行盘点,A表盘完后,由店铺盘点负责人安排非直接责任人盘B表,B表盘点应与A表错开。

    l B表盘点过程中记录、点数、复核人员应在盘点表上签上全名。

    l B表盘点完毕后上交到店铺盘点负责人处,店铺盘点负责人应以B表为基准,核对A、B表的商品实存数,检查不相符的应立即安排盘A、B表人员同时复盘,核清准确数据后,填入C表。

    l C表完成后,由店铺盘点负责人、总部监盘人签字确认交给输表员及时登录并打印收银单粘贴于C表上并签字确认。

    l 应对C表输入完毕得出结果需复查一次,确认无误后统计出店铺实际库存额,不应擅自涂改原盘点表。

    l 各店铺、配货中心均应以商品零售价进行盘点核算,加工部以进价进行盘点核算。各店铺财务人员应在盘点结束后4天内将汇总计算完毕的盘点报表报送有关部门。

    注:当天营业额处理:盘点当天的营业额应全部结清,销货单据应全部入帐。

    监盘规定

    l 总部盘点小组负责组织人员对部分店铺盘点实行重点监查;

    l 监盘人员具体指导盘点工作,制止和纠正盘点工作中出现的失误;

    l 对内仓、精品柜进行全面复盘,货架商品抽查率应在20%以上;

    l 分析库存结构、指出库存结构的不合理之处,出具书面总结报告。

    报告与商品

    盘点报告

    各店铺盘点负责人和财务人员在盘点结束后及时总结盘点全过程,填写有关盘点报告,出具书面盘点总结;盘点报告上所列内容应填写齐全、清晰明了,不应随意省略、涂改和出现串行、漏行;

    盘点报告一般由财务人员、店铺盘点负责人、盘点小组成员共同签字确认后上交有关部门。

    商品检查

    盘点过程中发现不合规定要求及近保质期的商品应及时处理、上报,按采购部有关要求在盘点表上记录。

    盘后工作/盘点 编辑

    盘后整理

    a.商品整理:将货架上因盘点时排列的商品按照原先的陈列方式或陈列原则进行整理。

    b.环境整理:对环境进行清洁、清扫工作。

    查清差异原因

    盘点会将一段时间以来积累的作业误差,及其它原因引起的账物不符暴露出来。发现账物不符,而且差异超过容许误差时,应立即追查产生差异原因。

    一般而言,产生盘点差异的原因主要有如下几个方面:

    1.计账员素质不高,登录数据时发生错登、漏登等情况;

    2.账务处理系统管理制度和流程不完善,导致货品数据不准确;

    3.盘点时发生漏盘、重盘、错盘现象,导致盘点结果出现错误;

    4.盘点前数据数据未结清,使账面数不准确;

    5.出入作业时产生误差;

    6.由于盘点人员不尽责导致货物损坏、丢失等后果。

    盘点结果处理

    查清原因后,为了通过盘点使账面数与实物数保持一致,需要对盘点盈亏和报废品一并进行调整。除了数量上的盈亏,有些商品还将会通过盘点进行价格的调整,这些差异的处理,可以经主管审核后,用下表所示的更正表进行更正。

    盘点改善与提升管理绩效

    盘点不应该仅只限于资产的结算及财务报表的用途,而应该有更高层次的目标,那就是改善物料管理问题,提升物料管理水准;尤其“实地盘点”劳师动从,产销活动甚至不得不停下来,没有精打细算是不行的。

    为了更深入地叙述这个观念,笔者谨先就“仓储规划”、“仓储整顿”以及“发掘与分析问题”三个大方向加以讨论,也希望借此“抛砖引玉”,给从事仓库管理的实务人士更多反思检讨。

    (1)仓储规划对一般加工装配业而言,销售状况必然是变动的,生产当然也跟着变动,当然生产用料也一定是变动的。以往半年一年需求很旺的产品,现在可能已是强弩之末,甚至是“聊备一格”,故采取低库存或无库存策略才是正确做法。因此它的储位绝对不可以如往常地占用,甚至这种料品多项合并起来放一个储位都有可能。

    我们还可以同样的想象,经过设计变更以后变成的旧料,当然它的储位也应该减少,甚至移到待处理区域如呆料区才是正途,而不应该如往昔一样占领偌大主料储位。还有,依产品的寿命周期已预测到末期的产品,则它所关连的料品因为产品的需求提高而大增或经过设计变更的新料,这些一定要给予更大空间的储位,使它们能有足够库存容量,而且还要放置在显目易取的储位区内(此即Fast Moving的观念)。

    由于这种变动的缘故,定期的储位规划变得极有意义,而且对仓库的使用效率,以及用料生产备料的水准,都有很大帮助。当然,如果是产品生产计划很稳定,变化很少的工厂,以及料品通用性很高的工厂,那又另当别论了。

    仓储储位的规划的基本观念,其架构为先做好次半年(或一年)的……产销预测,由预测的各产品月产量基准,循“作料标准”(BOM)展开各需用料项的“平均月需用料量”,再比对“购备期间”(Lead Time),得到适当的“库存量水准”。最后依各料项的库存量水准,换算其容器容量及排置方式,终身储位的单位数,作各储位区的配置参考。

    由于仓储工作规划具有Reengineering(再造)的意味,储位移置很需要时间,因此笔者多建议利用实地盘点,在预盘阶段一并完成。

    经过仓储规划的执行之后其具体的效益,首先是主料储位区更具“生产导向”的效益,因为呆料与不用料已经移开,完全是以“生产需用料”为主体。其次,是料账不准的困扰会降低。因为需用量较大的料项,已经配置给它充分的储位空间,仓库人员自然比较不会乱放。

    (2)仓储整顿前面已经讨论过仓储整顿,我们整顿的目标,在于料与账的核对调整,以及容器储位的精实化(避免虚胖,而致不易判定真正存量),再加上呆料的移仓处理、不良料的发掘与处理。

    这种仓储整顿,固然也可以透过日常工作忙碌,使每天应该执行的整顿工作,变成不易落实;况且有不少工厂仍未具备这种自主盘点的观念和制度要求。

    因此,索性透过半年一次的实地盘点来具体一并执行,也是必要的补救之道。此外,即使平日已作循环盘点,趁着实地盘点时一并为之,不是更好吗?

    (3)问题发展与分析物料管理是一个既古老又传统的管理工作,然而它却是“历久而弥新”,永远有问题,而原有的问题及困扰常常都没法“根治”。

    由于物料管理良劣严重关系到产销和利润,我们不得不花很大心力去做好物料管理。很少有管理人员能预估问题发生的所在,又能深入追踪分析问题的原因,以谋求对策。因此,利用实际盘点的机会,同时深入查核其问题点,也追踪分析其原因,是绝对有其必要的。因为这样才可能筹谋有效对策,提升物料管理水准。

    根据笔者的经验,在实地盘点的过程中,细心的盘点主持人可以发现下列问题:

    1.预盘时发现库存料不足账面数,再追踪知悉为存置于非主料仓的外仓。

    这是一个警讯,即入库作业已经不确实了。如果被“有心人”利用,就会变成不该发生的损失。

    2.设变后的“旧料”的呆料率很高

    这是制度上的问题,也是“先进先出”执行面的问题。要立即检讨设变的旧料处理规定,以及落实度必要时强化“先进先出”的技巧。

    3.现变质不良料比率高

    这也是一大警讯,表示仓储环境已经有问题了,也可能是“进料检验”的条件不够严谨,才会让“很容易变质”的料品进入仓库。

    4.一般性的呆料比例高

    这表示经常性的储位整顿和常时盘点有执行的必要。

    5.某些局部料项(或仓库主办人员)料账不准情况严重

    这似乎在告诉我们一些讯息,或者是仓库主办人员的落实性已经偏失了,或者标准容器有必要运用了。

    当然,不会只是以上所列五种状况。只要是老经验的资材主管,加上心细有逻辑理念,一定还可以找出更多的问题及原因。现在我们关心的是,如何去更深入分析,找出对策,可运用哪些技巧。这是更值得我们充分发挥的领域。

    (4)盘点提升物料管理水准为了达到料账准,以及顺畅供应生产排程所需用料这两项目的,仅靠半年一次的实地盘点,在“时机”上是绝对不够的,我们必须谋求更高频率、更灵活的方式,这就是常时盘点法。

    a.循环盘点的做法

    基本上,这是仓库内部自主性的管理辅助作业,目的在于仓储整顿以及料账维护。虽然称为自主性作业,但笔者仍建议纳入物料管理制度准则之中,明确地要求仓库人员要依循执行,同时还要由高阶主管者设法稽查其执行状况。

    首先,要确立循环的周程时间,笔者建议以每个月循环一次为最好,意即每个月都有一次被盘点到的机会。当然这只是原则,不妨再长短调整之。比如说,在“存货式生产工厂”,料品的通用性很高,安全存量水准比较高,则两三个月才循环一次,也未必不可,尤其平日料账都还蛮准的话。

    其次,要有循环盘点的执行计划,这一般都由仓库该“品类”主办人员拟行,由仓库主管核定即可。在这项计划下,主要是以各储位为单位(等于是各料项)的盘点预定时程,意即哪一天到哪一些储位(或料项),作执行与稽核的依据。

    至于执行盘点的时间,大多在每天现场作业(正班作业)结束的前后一小时内,或在下班后一小时内为最佳,但在下班前一小时(例如下午四点钟)开始执行也很好。因为在一般情况下,这时候很少进行“正常发料”工作的,正好可供整理整顿之用。

    执行该储位(料项)的常时盘点大多采用“略盘”方式,以容器(盒、袋、包)数乘以包装标准,得到“实盘量”,再与库存管制卡(或管制账簿)比对,如有异状,再深入分析追查。最后再用“库存调整单”形式予以呈准调整。

    此外,还可能更深入做仓储整顿的工作,例如呆料检核与移仓,变质与不良料品的检出处理,容器化零为整等功能,则更能提升仓储管理水准。这以装配业尤为必要。

    b.生产排程用料的常时盘点

    笔者一直强调“仓储物料的目的在生产使用,而非库存资产本身”。在此时,完全看出这点理念的注解。只要生产排程所需用料不能顺畅供应,那么仓库有多少存料,仓库整理整顿多么了不起,都已经没有太大意义。

    常时盘点要如何去做?不妨从生管的立场先做考虑,尤其生管的“细排程”(Detail Production Schedule)完成后,立即展算它所需的用料项目以及需用量,到仓库储位上去核查这些需用料项的料账准确否,质量状况如何,是否够用。如此专注与排程需用料之盘点,岂不比所有料项的盘点,更具效率更有意义吗?

    当然,还可以扩大处理范围,把细排程从一周延伸为一个月,则更具效率。有些公司则以订单或生产批的需用料作为常时盘点对象。

    至于“谁”来执行这项工作呢?笔者建议由生管排程人员介入参与,甚至主导。有些工厂则允许生产现场主管到仓库内“关切”排程用料实况,这点相当实际有些工厂规定人员不准进入仓库,似乎不必太坚持。

    盘点处理

    (1).盘点盈亏责任

    对店铺(配货中心)已进行账务处理的报废、残次品(含在途商品损失、有质量问题无法退货的商品)的金额应计入盘点盈亏。

    a.配货中心盈亏责任制

    l 配货中心允许的盈亏率为万分之三,正常盈亏额计算方法为:正常盈亏额=当月发货总额×万分之三。

    l 对超出正常盈亏额度的部分从配货中心人员的月绩效工资总额中予以扣除。

    l 对配货中心负责人按其他员工平均赔款额的2倍在绩效工资中扣除,其他岗位参照店铺有关规定执行。

    b.店铺盈亏责任制

    l 店铺允许的盈亏(含报损)率规定为千分之四,其计算方法为:正常盈亏额=当期销售总额×盈亏率。

    l 店铺盘点亏空总额减去正常盈亏额即为该店铺应承担的亏空责任金额,在该店铺工作的实际上岗人员(工作不满半月以半月计算,超过半月以全月计算)平均承担,分两月从绩效工资中扣除。

    l 店铺主要责任人按一般员工平均赔款额的系数在绩效工资中扣除,具体为(一般正式员工为1):实习及代理店长1.5倍、正式店长2倍;实习及代理店助(组长、处长)1.2倍、正式店助(组长、处长)1.5倍;店铺财务人员根据《店铺财务人员考核规范》执行。负责几个店铺的店长承担亏空额度最大的店铺的亏空责任。

    l 出现盘盈的店铺,由店铺店长负责查明原因并出具报告,经财务部确认,经检查属盘点失误造成虚盈的,在调整后不盈的,按以上情况4.1.3.1-4.1.3.3处理;确实盘盈的,按盘盈金额扣发有关责任人当月绩效工资。并将账实调整一致,下期盘点结果准确后开始承担亏空责任。

    l 赔罚的款项只从绩效工资总额中扣除,用于冲抵店铺的账面盈亏。员工基本岗位工资应予保证。

    l 对由采购部和营运部共同确认后发到店铺的快到保质期商品和滞销品的金额,另外做账,以50%计入店铺库存。

    c.严重盈亏处理

    l 对实际盘盈金额超过责任人两个月绩效工资总额的,由财务部和责任人共同商定赔罚金额,报总经理批准后执行。

    l 对严重盘亏的店铺(或配货中心),应查清原因,有必要时应按盘点小组指定时间进行重盘,重盘准确后,由店长签字确认,对其盈亏额按4.1.2,4.1.3处理。

    l 对亏空责任金额超过该部门员工两个月绩效工资总额的(保证工资收入在500~700元),未扣完部分,在年度激励工资结算时予以扣回。

    l 对盘亏金额巨大的,已给公司造成的损失无法追回的,属于管理不到位或未按公司流程执行的,对各主要负责人进行行政处罚并承担相应的经济责任,上限五千元。

    l 对为逃避盈亏责任制在盘点过程中作假的,按有关制度处理。

    (2)盘亏原因

    a.商品损溢的原因

    l 进货工作中出现的差错 主要由于验收时不认真、不全面造成的。

    l 外界条件对商品的影响 商品从购进到销售,经过运、存、整理、挑选、分级、称量等多道环节,会发生各种损耗。

    l 机械最用对商品的影响 在装卸、搬运、堆码中,受碰撞、挤压而发生残损和短少,如渗漏、散包、变形、破损等。

    b.出现差错的原因

    l 销售工作中出现的差错和长短款

    l 报表凭证中的差错

    l 盘点过程中出现的差错 如漏盘、溢盘、串号、盘点数字不实、计算不准、计量单位折算差错等。

    l 各种盗窃的暗损失。

    (3)避免出现盘点盈亏的方法

    盘点盈亏根本表现在商品的损溢,其归根结底是由于员工平时工作疏忽、责任心不强,不严格按照规程操作造成的。因此,要避免盘点中大的盈亏差错,必须加强全员的责任心培养与业务技术的提升。具体如下:

    l 根本上要增强工作责任心

    l 严格控制进货关和销售关

    l 收银坚持三唱原则。

    l 检查各类度量衡器具,保证计量准确无误。

    l 较强报表单据各环节的复核与控制。

    l 加强盗窃的各类防范活动,减少因此带来的暗损失。

    其他盘点

    a. 配货中心盘点:配货中心每月盘点1次,其它具体规定与店铺一致。

    b.年薪制店铺盘点

    c.日常盘点参照上述规定执行

    d.到期盘点

    l 盘点准备工作;

    l 盘点过程中,必须注明商品到期时间,快到期商品加以标识;

    l 总部统一从店铺调配店长(组长、处长)、财务、收银员及总部科室人员组成盘点小组,对盘点过程进行监督和检查:

    n 对精品柜、小仓全面重盘,货架商品抽查率在50%以上,店长等店铺管理人员应协助科室人员进行监督和抽查;财务人员负责检查帐务处理工作及复核盘点表,收银员负责C表输入收银机、打印出收银单交由店铺人员复核。

    n 盘点结束后C表由财务部人员带回进行复核,确定店铺实际库存。

    l 所有参加盘点人员应在C表上签字,由盘点小组组长及店长签字确认后不得再更改或重盘。

    l 盈亏考核参照实行年薪制协议,但在年薪制结束后二个月内短缺和报损超过规定标准(0.4%)则在工资中全部扣回,并对实物负责人另行处罚。

    盘点制度/盘点 编辑

    1.每日交接班盘点

    ●每日闭店前对当日店内商品数量盘点,记人交接班日志,盘点人签字确认。

    ●第二天接班人员根据交接日志核实数量,准确无误后签字确认,如发现问题及时同交接人联络,并报请店长,短少货品由责任人按现行卖价赔偿,责任不清,双方共同赔偿。

    2.周盘点

    每周一进行周盘点,确认商品数量、库存数量,根据存货情况,做好补货申请。

    3.每月对账盘点

    ●每月结账后3日内,将回款明细表上报公司,同总部对账,做到账账相符,账货相符。

    ●盘点时间为每月最后一天,由店长组织,同一时间统一盘点。

    ●盘点结果由区域主管签字确认后,于每月一号提交货调员。

    ●盘点表原件、出库单原件、特种商品管理表原件由区域主管于次月带回本部存档。

    ●区域主管和店长对盘点数据、结果负责。

    ●盘点损失由责任人按现卖价赔偿,责任不清由店员全体共同赔偿。

    ●盘点多出的商品或金额,查不清原因的,多出部分归公司所有。

    ●每月最后一天结账的样板店,回款明细表要同盘点明细表一同于每月1日上报。

    4.月盘点流程

    店铺每月进行月盘点可以及时发现工作流程中的各个环节漏洞及差错,采取相应的措施加以纠正,以减少店铺的损失;总部不定期抽查盘点的账货相符情况。

    上月结存+当月购入+商品退货—本月销售

    提前将货架按顺序分号,按货架商品陈列顺 序填写除数量外的内容,现场记录货架及周 转库存内商品数量。

    每月同总部对账,做到账账相符。

    账货不符的原因通常有以下几点:

    店员偷窃;顾客偷窃;商品变价手续错误;

    收银作业错误;定价错误;折扣记录不实;

    转移手续错误;进、出、退货错误;传票传 递错误;实际盘点错误。

    人员管理/盘点 编辑

    (一)盘点人员的安排

    1.人员安排的注意事项

    (1)分店楼面部门除必需的留守人员外,所有人员均应参加年度盘点,包括行政部门等,必须支援楼面进行盘点。

    (2)盘点前1个月,各个部门将参加盘点的人员进行排班,盘点前1周,原则上取消年假休息,盘点当日应停止任何休假。

    (3)各个部门将参加盘点的人员报盘点小组,必须注明哪些是点数人员,哪些是录入人员。

    (4)盘点小组统一对全店的盘点人员进行安排,分库存区盘点人员,陈列区盘点人员。

    (5)盘点小组安排盘点日陈列区的人员时,各个分区小组中必须包括本区营运部门的经理、主管、熟练员工,其中经理任本分区内设置的分控制台台长。

    (6)盘点小组在每一个分区小组的人员安排中,必须明确初点录入人员、点数人员、复点录入人员、点数人员等。

    2.人员安排的通告

    (1)盘点小组的人员安排

    ① 盘点小组在街道部门上报的参加盘点人员的名单和排班后,将楼面所有盘点人员进行安排,于盘点前7天以书面通知、公告的方式通知各个部门。

    ② 盘点人员按库存区盘点和陈列区盘点两次来安排。将超市的盘点区域分成不同的盘点分区,每个分区设置一个盘点分组和分控制台,每个分控制台设置一个分台长,全面控制盘点工作的进行。

    (2)安全部复查人员的安排

    安全部根据盘点的情况,分别按库存区盘点和陈列区盘点两次来安排人员。要求每个分区都必须安排人员进行复查。重点是精品部、家电部。烟酒部以及比较容易出现点数错误的区域。

    (二)对盘点人员的培训

    盘点小组在成立后,必须制定详细的盘点计划,包括对盘点小组人员的培训,盘点管理层的培训、点数员工的培训、输入员工的培训等。建立培训档案,进行盘点培训的考核,要求所有参加的盘点的人员均须通过考核。

    盘点培训的具体内容主要有以下几个方面。

    1.盘点表使用的培训

    (1)盘点表是盘点库存区时使用的。所有的库存区域,盘点小组全部设置盘点表。

    (2)盘点表是编号的,在某一个编号下,盘点表的增加必须经过盘点小组的登记审核后才可以增加。

    (3)盘点前到总控制台领取盘点表,盘点完毕后,回归总控制台。

    (4)盘点表必须经过安全部的盘点专员的抽查确认后,才能封存,等待输入系统。

    (5)如果需要修改盘点表上的数字,如下:1、2、3、4、5、6、7、8、9、0。

    (6)如果需要修改盘点表上的数字,不能用涂改液或圈涂法,必须将原来的数据划掉,重新书写。

    (7)盘点表上只记录商品的品名,因此盘点表上的数据是该商品在该盘点位置下的所有库存的总数。

    (8)盘点表上的数据只能用蓝色、黑色签字或圆珠笔书写,不能用红笔、铅笔或彩色笔书写。

    (9)盘点人员必须在盘点表上签字,用中文正楷字体。

    2.盘点点数的培训

    (1)点数的原则:

    ① 点数必须是销售单位的数量,即是该商品盘点时的单位。如口香糖,如果超市是整盒销售的,则盘点时的计数单位是××盒。

    ② 库存区的盘点是两个人为一组,同时点数,当两人的点数一致时,才将该数据作为盘点数据记录在盘点表上。

    ③ 陈列区的盘点则采取“互点法”,即商品A的初点作业人员与复点人员及三点人员不同,点数人员与记录人员不同。

    ④ 非供应商免费提供的样品必须点数,样品的配件不点数。

    ⑤ 赠品需视作商品管理,盘点登账,标明赠品数量,便于统计赠品数量和后续调拨。

    ⑥ 不足一个销售单位的商品,不计数,如果是拆零商品可以按小数计数。

    (2)陈列区的点数

    ① 初点规定

    ●盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时,依序由左而右,由上而下;两人一组,一人点,将数量写在自粘贴纸上,放置在商品价格卡的上边,另一人用HHT(Hand-Held Terminal,一种数据采集器)输入数字。

    ● 盘点的数字书写要清楚,不可潦草让人混淆。

    ● 数字写错,要按要求进行涂改。

    ● 清点时,一定要按销售单位清点,不够一个销售单位的不能计入,应取出归入待处理品堆放处。

    ● 盘点时,顺便查看商品的有效期,过期商品不应点入,应归入待处理品堆放处。

    ● 对无法查知编号的商品,用红色粘贴纸做标识,报告分控制台进行处理。

    ● 遇到非本部的散货,将其送到分控制台,归入散货区的堆放处。

    ② 复点规定

    ● 复点时要首先确认需要复点的区域,是否已经完成初点的录入,有否遗漏区域。

    ●复点需要用不同颜色的自粘贴红,以示区别。

    ●复点录入的HHT,必须将其初点的数据全部清理完毕后,才能再输入复点数据。

    ●复点时重复初点的流程,但人员不同。

    ③ 抽点规定

    ●楼面需要抽点的商品是初点与复点有数量差异的商品、初点或复点中漏点的商品,或初点与复点中位置不正确的商品。

    ● 安全部的检查则是选择体积小、单价高、量多或容易点错的商品。

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    扩展阅读
    1夏浪百科之盘点知识
    2选自《仓储管理》对外经济贸易大学

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