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  • 项目组合管理

    项目组合管理(Project Portfolio Management,PPM)项目管理作为一门新兴管理学科,越来越受到业界广泛的关注,同时项目管理也被越来越广泛地应用在现代企业中。国内外项目管理专家学者提出的项目管理理论、企业项目管理理论、项目挣值管理等方法为成功实施项目管理提供了指导和帮助。随着企业内部项目的不断增多,对于企业高层管理者来说,如何管理多个项目,如何保证项目符合企业战略的要求,成为项目管理领域新的研究课题。国外的一些项目管理领域专家提出了项目组合管理的概念。

    编辑摘要

    目录

    含义/项目组合管理 编辑

    项目组合管理项目组合管理分析图
    解释项目组合管理的含义,首先要看什么是项目组合。美国项目管理协会PMI对项目组合的定义为即组合是项目和/或项目群以及其他工作聚合在一起,通过有效管理以满足业务战略目标。

    而项目组合管理是对项目组合的有效管理,PMI对组合管理的定义为即项目组合管理是指在可利用的资源和企业战略计划的指导下,进行多个项目或项目群投资的选择和支持。项目组合管理是通过项目评价选择、多项目组合优化,确保项目符合企业的战略目标,从而实现企业收益最大化。

    项目组合管理不是简单地对多个项目进行管理,而是超越了传统项目管理的边界,它作为企业项目和战略之间的桥梁,使项目实施和企业商业战略结合起来(图一)。

    Image:项目组合管理1.gif

    发展状况/项目组合管理 编辑

    项目组合管理项目组合管理流程定义
    早在20世纪50年代,美国一位经济学家Harry Markowz就提出了投资组合的概念,建立了金融证券等领域的投资组合方法,从风险和回报的角度来评估投资资产的价值和收益,形成了现代投资组合理论(Modern Portfolio Theory)。随着MPT理论的传播,一些商业公司开始考虑如何在业务项目中应用这一理论。1981年沃伦·麦克法兰首次将现代投资组合理论运用到项目的选择和管理中,通过项目组合的运作方式实现了风险一定情况下的收益最大化。

    项目组合管理利用了MPT的概念并且也应用了三个关键评估标准来衡量项目:项目承担的成本、存在的风险以及投资潜在的收益。这时,项目成为企业的一项投资行为,项目决策建立在项目组合基础上而不是单个项目基础上。

    项目组合管理在国际项目管理领域得到了飞速发展和广泛应用。美国学者Russell D. Archibald 2003年在谈到项目管理发展现状时,提到项目组合管理是项目管理最新理论的重要发展方向之一。目前国外一些项目管理专家提出了项目组合管理的体系架构和管理过程,国内针对项目组合管理方面的研究也开始起步。国外一些项目组合管理软件厂商针对项目组合管理过程和方法开发了项目组合管理工具软件,如Primavera公司推出的p3e/c项目管理软件、Artemis公司推出的Artemis7项目组合管理软件、微软公司的Project Server软件等等。项目组合管理软件在国内外企业中的广泛应用大大推动了项目组合管理的实践和发展。

    META Group研究预测到2005-2006年,全球2000个CIO中将有超过50%的人采用组合管理技术和工具来进行项目和资产的管理以及预算的计划和跟踪。该组合管理理论能够使企业的组织改善战略投资,提高商业价值。  

    新一代项目组合管理系统/项目组合管理 编辑

    项目组合与项目策略管理,帮助PMO管理者高效地管理项目目标,协作,承诺以及在目标导向的多项目环境下最为关键的控制点——投资。通常需要强制执行某些规则以使跨项目的监控和管理更加有效。规则驱动型系统支持企业按照实际项目环境选择性地设置不同的策略与规则。它提供以下丰富的可按需配置的规则与控制机制,这些规则和控制机制可以根据企业、项目群和项目的层级灵活调整,自由组合。以8Manage PMO软件为例子:

    项目请求与优先次序

    有效地管理项目请求与其优先次序能让多项目或项目群管理更加透明和可预测。提供项目请求管理功能帮助提出者与负责委员会进行有效的沟通,调查和评估双方的效益、风险以及影响以更科学合理地确定项目请求的优先次序。

    多项目结构化协作

    项目与项目群的协作能力令多项目或项目群管理的成败各异。8Manage为项目成员与部门提供高效的协作与互动平台

    多项目范围与需求管理

    集中管理项目群及项目的范围与需求,提供需求申请功能获取,过滤,解析和明确项目的需求,提供项目矩阵功能组织需求并追踪需求从开始到完成的整个过程。所有项目的需求信息会实时自动地汇总到项目群以确保信息的及时性与准确性。

    多项目时间管理

    能自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。下一层活动的完成率与可交付成果会自动地汇总到上一层活动,项目以及项目群。逾期活动会自动亮红灯,并且系统会自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。

    多项目依赖管理

    支持管理项目与项目群的依赖,包括强制性的与灵活自定义的依赖关系并实时追踪它们的变化。同时,也可以管理项目与项目群关键资源及共用资源的依赖。可实时追踪每个活动或可交付成果的直接和间接的依赖。当依赖超过预设的极限范围依赖指示灯会高亮成红色以示提醒。

    多项目成本管理

    能帮助企业全面有效地管理活动、项目以及项目群的成本预算,并实时跟踪和汇总实际的收入和成本,包括项目中的销售订单与合同,项目工时成本,各项项目费用,采购订单,开票与回款等。

    多项目质量管理

    提供全面严谨的质量指标功能帮助项目经理有效地制定质量衡量标准,计算质量偏差和管理最终可交付成果的质量。同时,8Manage支持项目经理在可每个项目交付成果生成和最终确定两个阶段设置不同的检查与审批规则以更好地控制项目群的可交付成果的质量。

    多项目沟通管理

    最强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性,能帮助项目和项目群最大限度地减少误解,提高团队合作效率。

    多项目资源管理

    资源管理功能可按照区域、部门、项目群、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。同时,支持定义项目群资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源。

    多项目风险管理

     能自动检测项目各种系统性风险及其影响,包括项目计划,成本,资源以及质量的风险,并且能根据现有影响自动推测最终的影响,项目人员可清楚地知道若不及时恰当地管理这些风险的严重性。

    多项目采购管理

    支持项目群、项目及活动层的供应商管理,电子招投和电子采购管理。系统提供一整套先进严谨的机制管理基于规则的整个招标过程确保招标的安全性和完整性。支持采购需求,采购订单,采购发票与付款管理,同时支持采购合同,分包和外包的管理。

    多项目问题管理

    提供多种有效的机制管理项目群、项目及活动的问题,包括问题的提出,分配,行动追踪,上报以及关闭。并且支持把问题关联到对应的风险、变更请求和行动。

    多项目变更管理

    提供变更请求功能快捷有效地记录和管理项目变更

    多项目实时监控与跟踪

    实时跟踪项目状态,及时发现问题和跟踪解决问题的行动。

    多项目关键成功因素(CSF)管理

    内嵌的功能帮助企业有效地管理这些关键成功因素(CSF)。这些内嵌功能帮助项目群和项目的管理者清晰地了解极度重要却难以监测,并且让人容易犯错的各种因素。

    多项目业务地图 (OGSM)

    提供业务地图功能可让项目群管理者在一个页面监管所有的项目。并且,管理者可利用业务地图在一个页面管理整个企业的所有项目群与项目。业务地图的所有信息都是由具体的下一层业务交互汇总到上一层的(例如:申请、交付与验收),所有的信息都是实时的,并且可以层层展开以深入了解具体的来龙去脉。业务地图中的可交付成果必须是已完成或已验收的状态,业务地图中的所有信息都是精准的、简明的和实时的。

    与传统项目管理的区别/项目组合管理 编辑

    表一:项目组合管理与传统项目管理的区别

    Image:项目组合管理2.jpg

    1、传统项目管理:
    1)传统的项目管理强调“怎样做项目”,通过有效的项目管理方法保证项目按照进度、成本、质量要求进行交付,是针对单个项目或项目群的管理方法。美国项目管理协会多年来发布的项目管理知识体系指南PMBOK,从项目管理的九大领域介绍了在实施项目过程中需要管理的内容和方法。

    2)传统项目管理主要是项目经理进行的管理活动,针对项目内部的管理。

    3)传统项目管理采取的是自下而上的管理方式,即数据从项目管理的底层开始收集,传送至高层经过分析后对项目进行管理和控制,不能及时发现与企业的目标发生偏差或不能超越企业执行和控制能力的项目。

    2、项目组合管理:

    1)项目组合管理强调“做什么项目”,通过帮助组织将精力集中于产生最大价值的项目,将项目组合与企业目标结合在一起,获得项目之间的恰当平衡和组合,通过为最有价值的项目设定优先级和筹集资金,来最优化项目组合的价值,确保实际实施和运作与企业目标保持一致。

    2)项目组合管理是组织以及战略层面的管理活动,是进行组织决策的过程,是面向的多个项目的管理。

    3)项目组合管理采取的是自上而下的管理方式,即先确定企业的战略目标,优先选择符合企业战略目标的项目,在企业的资金和资源能力范围有效执行项目。

    意义/项目组合管理 编辑

    项目组合管理企业级项目组合管理面临的问题
    越来越多的组织面临着企业在同一时间内正在进行许多项目和项目群的情况,每个企业都希望对项目的投资取得最大的收益回报。作为项目管理领域未来的发展趋势之一的项目组合管理,已经得到了越来越多的企业的重视,其重要性也日益显现出来。

    企业在项目管理过程中存在的一些问题:

    缺乏统一的评估项目投资和选择的过程和方法,项目决策层大多还是主观进行项目决策,没有科学量化的项目选择评价标准;

    对于项目的过程缺乏透明度和可控制性,不能及时发现项目过程中出现的问题并对项目加以调整,造成项目的失败;

    不能从战略层次考虑项目的收益,只关注单个项目的短期财务收益,忽视短期项目和长期项目、财务收益和非财务收益之间的平衡;

    对项目的管理停留在项目的水平上,即以分散的项目为基础的单一项目管理,而不是将所有项目视为一个整体进行管理,忽视了企业是一个系统的战略整体;

    不能在整个企业的范围内对所有项目进行统一的资源管理和分配,造成企业资源(财务和人力资源)的浪费;

    由于企业资源有限,造成多个项目之间为得到关键资源而发生冲突和争论;

    存在很多重复和冗余的项目。

    而通过项目组合管理能够实现以下目标:

    能够快速响应外部环境的变化,提高企业的竞争优势;

    建立企业所有项目的视图,动态评价项目与战略目标的一致性;

    在企业内建立一个统一的项目评估与选择机制。对项目的特性以及成本、资源、风险等项目要素按照统一的评价标准进行优先级别排序,选择符合企业战略目标的项目;

    对企业里所有的项目进行平衡,平衡长期和短期、高风险和低风险以及其它因素的项目;

    在企业范围内对项目分配企业的资源,保证企业资源达到最优化,同时确保项目的水平控制在企业的财务和资源能力之内,提高项目的成功率;

    通过识别低价值的、不符合战略的、多余的、执行很差的项目来降低成本,从而降低运营风险;

    通过改进项目选择、优化、排序等过程来增加企业的投资回报;

    能够识别项目群和项目之间的依赖关系;

    改善项目负责人和业务管理者之间的沟通关系,使业务管理者更加关注项目。

    可见,企业通过进行项目组合管理,能够合理运用企业各种资源,快速适应市场环境的变化,提高企业项目包括IT信息化项目实施的成功率,从而提升企业的竞争优势。

    框架内容/项目组合管理 编辑

    项目组合管理项目组合管理工作区
    通过对国内外学者项目组合管理的研究成果进行分析,结合中国国内项目组合管理的发展现状,认为项目组合管理过程主要应包括以下阶段内容:

    1、项目战略定位
    本阶段的主要目的是进行企业项目的战略定位,判断企业的项目是否与企业的战略方向一致。

    在这个阶段的主要内容是宏观上进行与相关企业战略目标分解,按照战略目标将企业项目进行组合分类,使企业战略目标与项目组合的目标结合在一起。同时在项目与企业战略目标相匹配的前提下,进行企业项目整体资源配置。要了解企业整个项目资源的情况,就需要建立企业所有项目信息和资源库,了解与项目相关的所有信息,以帮助企业后续进行选择决策。

    2、项目分析选择
    本阶段的主要目的是对具体的项目进行分析选择,衡量项目为企业带来的收益。这个阶段是整个项目组合管理过程的重要阶段。它的核心内容是建立企业项目统一的评价标准,并将每个项目与该标准进行衡量。同时对项目的资源、进度、成本、风险等影响评价标准的各种因素分析。最后进行项目选择,对不符合评价标准的项目进行暂停或中止。

    3、项目组合优化
    本阶段的主要目的是在项目分析的基础上,结合企业目前的资源约束条件,进行项目优化组合,使企业项目投资收益最大化。这个阶段也是整个项目组合管理过程的关键阶段。一方面通过优化模型进行多个项目的选择优化,另一方面在资源、成本等约束条件下,进行组合内项目平衡,确定最优项目组合。

    4、项目组合决策
    本阶段的主要目的是在上阶段项目组合优化的基础上,进一步调整项目组合,最终进行企业项目组合决策。企业项目决策者结合实际经验、企业现有项目的情况以及具体项目用户需求,进行项目组合最后调整,使企业项目组合之间进一步得到平衡。

    5、项目实施与跟踪管理
    本阶段的主要目的是通过企业项目的实施跟踪,及时了解组合项目的状态信息和变化情况。一方面建立企业项目组合视图,及时监控并了解影响项目组合分析的各种因素变化情况;另一方面及时对项目环境、战略目标、影响因素等变化情况进行审查,进行变更控制。发生变更情况或者一定时间周期内企业都需要重新开始项目组合管理流程。

    可见,项目组合管理过程是一个动态的持续执行、循环反复的过程,随着环境的不断变化,项目组合的分析优化也随之变化。企业通过实施上述过程,能够在企业中建立所有项目的全景图,动态地跟踪项目的执行情况,进行项目和资源优化组合,最终实现企业的战略目标。[1]

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    共有199个词条

    相关文献

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    参考资料
    [1]^引用日期:2010-02-25
    扩展阅读
    1IBM中国
    2中国机械资讯网
    3项目及项目组合管理

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